Malá firma do 50 zaměstnanců ročně spotřebuje papír vyrobený ze 16 smrků. Co to zkusit bez papíru?

„Bezpapírové řešení kanceláře chrání nejen přírodu, ale také čas a náklady,“ upozorňuje Martin Vondrouš, expert pro nové technologie ze společnosti Software602.

Praha 19. srpna 2019 – Nejen kůrovec ohrožuje české lesy. Podobně škodí krajině i vysoká spotřeba papíru, zvláště pak kancelářského. I když podle statistik z posledních let vychází, že každý Čech spotřebuje ročně v průměru 130 kg papíru, což je výrazně méně než v západních zemích a toto číslo neustále mírně klesá, míra používání papíru v českých kancelářích je stále velmi vysoká. Zabránit by tomu mohla elektronizace procesů ve firmách, organizacích i úřadech, konstatuje Martin Vondrouš, expert pro nové technologie ze společnosti Software602.

„Pokud budeme vycházet z průměrných čísel od výrobců papíru, z jednoho vzrostlého smrku se vyrobí zhruba 80 tisíc archů běžného kancelářského papíru velikosti A4 o plošné hmotnosti 80 g/m2. To odpovídá 400 kg kancelářského papíru,“ vypočítává Vondrouš. Je-li průměrná spotřeba papíru na hlavu v České republice 130 kg za rok, spotřebují tři Češi ročně takový objem papíru, k jehož výrobě je třeba právě jeden vzrostlý smrk. „Malá firma o 50 zaměstnancích tak ročně spotřebuje zhruba 16 vzrostlých smrků, nemluvě o další ekologické zátěži v podobě vysoké spotřeby vody a energií při výrobě papíru,“ říká Martin Vondrouš.

Šetřete čas i peníze

Firmy vedle ekologického aspektu zajímají i otázky, jak se zbavit nadužívání kancelářského papíru, včetně jeho vlivu na provozní náklady a čas strávený „papírováním“. „Pouze pětina faktur v České republice se vyřizuje elektronicky. Přitom tento způsob je mnohem rychlejší a přehlednější, umožňuje okamžitou archivaci dokladů a ani elektronické podepisování či pečetění s časovým razítkem už dnes není vůbec žádný problém,“ popisuje Vondrouš. To samé se dá říci i o vnitřní komunikaci firem a organizací. Přechod na bezpapírové řešení se sice může jevit jako složitý, ale firma, která nahradí staré procesy elektronizací, se už zpravidla nechce vracet zpět.

„Systém pro správu dokumentů (DMS) například umožňuje evidovat, sdílet a spravovat dokumenty už od jejich vzniku přes schválení po distribuci v rámci firmy. To vše lze provádět i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu,“ konstatuje Martin Vondrouš. Firemní dokumenty tak zůstávají stále pod kontrolou od jejich vzniku až po skartaci a manažer se k nim může dostat odkudkoli, například schvalovat a podepisovat dokumenty či procesy z dovolené. Spisová služba zase umožňuje sdružování dokumentů do spisů, spravuje skartační plán, validaci a třídění příchozích dokumentů. „To vše včetně dlouhodobé archivace a napojení na systém datových schránek,“ vypočítává Martin Vondrouš.

Řešení na klíč podle požadavků EU

Prostřednictvím datových schránek mohou firmy či organizace vyřizovat vše potřebné, aniž by musely dokumenty tisknout, fyzicky podepisovat, razítkovat a zasílat kurýrem nebo doporučeně poštou. Čas strávený vyřizováním administrativy v podobě fyzických dokumentů a zasíláním poštovních zásilek pak mohou využít jinak a efektivněji. „Prakticky všechny obchodní a úřední dokumenty vznikají elektronicky. Tak proč je elektronicky rovnou nepodepisovat a razítkovat? Naše řešení umožňuje vytvářet elektronické dokumenty s právním účinkem, které odpovídají nárokům Evropské unie,“ uzavírá Martin Vondrouš.

Jednotlivá řešení pro bezpapírovou kancelář lze zdarma vyzkoušet prostřednictvím nabídky na adrese www.602.cz/reseni.

O společnosti Software602

Software602, a.s. je českou společností, která se od roku 1991 zabývá vývojem software. Původně se specializovala na kancelářský software, stojí za legendárním textovým editorem T602. Později se zaměřila na projekty v oblasti digitalizace státní správy, kde je součástí týmů u projektů Czech POINT a Datových schránek. Získané znalosti přetavila do řešení pro práci s elektronickými dokumenty s právním účinkem, jejich procesní workflow a zejména na jejich dlouhodobou archivaci, je evropským kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru. Číslo 602 v názvu společnosti je odkazem na pořadové číslo základní organizace Svazarmu, která jako první začala šířit textový editor T602.

Reklamy