Tipy na efektivní práci z „domácí kanceláře“

Ostrava, 7. května 2020 – Práce z domu, pro někoho sen, pro jiného noční můra. Jednomu chybí osvědčené pracovní prostředí, druhému pravidelný rytmus a rituály, jinému zase osobní kontakt se spolupracovníky. Celkově se vytrácí pocit vnitřní i vnější struktury a řádu. Jak si doma zařídit pracovní prostředí, aby se dobře pracovalo? Aby se zaměstnanci cítili výkonně a spokojeně i doma? Užitečné a vyzkoušené tipy připravila společnost Manutan, dodavatel řešení pro kancelář, sklad nebo dílnu.

#1 Dopřejte si prostor pro práci

Naprostým základem je vytvoření vlastní pracovní zóny. Ta je nezbytná pro zajištění správné rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Zároveň taková mini kancelář pomůže zajistit nezbytné technické zázemí potřebné pro každodenní práci. Je lepší, když tato zóna nebo místnost bude klidná a uklizená, aby nic nerušilo a neodvádělo pozornost. V ideálním případě by měla být „domácí kancelář“ světlá a větratelná.

„Důležité jsou základní ergonomické zásady, aby se snížilo riziko poruch pohybového aparátu. Správně natočená obrazovka, židle, na které se pohodlně sedí… Gauč je z tohoto pohledu zcela nevhodný. Svádí navíc k zahálení. Dobré je se během práce protáhnout. Ideální příležitost poskytuje telefonování, u kterého se narovnají záda,“ uvádí Josef Mik, marketingový ředitel společnosti Manutan a doplňuje: „Pracovní místo by se mělo pravidelně uklízet, úkoly zase třídit do složek. Po skončení „karantény“ pak bude snazší na práci navázat v původním pracovním prostředí.“ 

#2 Dejte svému dni rytmus 

Pracovním dnům v domácím prostředí chybí některé nezbytné rituály, které dávaly pocit klidu a pracovní hygieny. Proto je dobré se obléknout a připravit se tak, jako při „běžném“ pracovním dni. Oblékání je jedním z klíčů ke zlepšení koncentrace. Rovněž oddělí pracovní část dne od té soukromé. Udržení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem také pomůže stanovení pracovní doby, i v souvislosti s koordinací prací v týmu s ostatními. Osvědčeným postupem je také vytvoření seznamu úkolů, které se postupně odbaví a vyřeší.

„Ukazuje se, že práce doma nevyhnutelně mění vnímání času. Úkoly den pěkně nastrukturují. Ideální je po každé hodině práce přestávka 5 až 10 minut. Díky nim se zvýší schopnost soustředění, zmírní a uvolní se napětí v těle, které může být bolestivé po dlouhé době strávené ve stejné poloze. Základem osobní pohody je také pitný režim,“ říká k uvedenému tipu Josef Mik ze společnosti Manutan.  

# 3 Udržujte týmového ducha pospolu 

Týmovou spolupráci pomohou utužit a stmelit videokonference. Stejně jako během porady v kanceláři, i během nich je možné společně debatovat, vzájemně se informovat o všech aktuálních projektech a úkolech a samozřejmě udržovat vazby v týmu. Umožní rovněž reagovat na to, když něco případně nejde podle plánu. 

Připojit se k videokonferenci o pár minut dříve pomůže předcházet jakýmkoli technickým problémům a zajistí, že virtuální schůzka může začít včas. Při ztlumení mikrofonu, když účastník nemluví, jde pak lépe slyšet mluvícího a v pozadí nevadí žádný hluk. V případě špatného připojení se po vypnutí kamery v PC může zlepšit alespoň kvalita zvuku. Požádat zbytek rodiny, aby během online schůzky nepoužíval WiFi, také pomůže. 

„Organizátor videokonference by se měl připravit se i na roli moderátora diskuze, pomáhat ostatním, držet se projednávaného tématu a navrhnout relaci otázek a odpovědí na konci schůzky pro závěrečné vyjasnění možných dotazů,“ doporučuje Josef Mik z Manutanu a na závěr doplňuje: „Účastníci videokonference by neměli zapomínat na to, že jdou během přenosu vidět. Vyplatí se plné soustředění na projednávané body a určitě během porady nečíst e-maily.“