Digitalizace v ohrožení. Zanedbaná příprava na atestace spisových služeb zpomalí elektronizaci státu

(1. února 2022, Praha) – Dnes vstupuje v platnost zákaz nabízet a dodávat elektronické systémy spisové služby, u kterých nebyla provedena atestace shody s požadavky archivního zákona. Ministerstvo vnitra ovšem pod bývalým vedením nezvládlo zajistit fungující atestační středisko, a tak nemá dodavatelům atesty kdo vydat. Vedení spisové služby klíčový proces každého úřadu, který ovlivňuje jeho efektivitu
a má přímý dopad na digitalizaci jeho agendy. Rukojmím celého problému jsou nejen desítky úřadů,
ale také desítky ICT firem, které v této oblasti s ročním obratem v řádu miliard korun působí. Ze dne
na den jim stát kvůli úřednickému šlendriánu zakazuje nabízet jejich produkty a ohrožuje tak jejich samotnou existenci.

Žádali jste někdy o stavební povolení, dodali stavebnímu úřadu všechna nezbytná potvrzení jen abyste
po několika měsících čekání na vydání povolení zjistili, že úřad část vašich dokumentů ztratil a vy musíte potřebná stanoviska vyřizovat znovu? Byli jste někdy účastníky správního řízení, které záviselo na dodání podkladů o předchozích interakcích s úřadem, která se ale úřadu nepodařilo dohledat? Tyto a mnohé další nepříjemné situace jsou důsledkem neúčelné správy dokumentů v úřadu a často souvisí právě se špatně fungujícím elektronickým systémem spisové služby. I proto každoročně desítky úřadů přistupují ve snaze
o zkvalitnění vlastní činnosti k výměně tohoto systému. Aktuálně ale žádný úřad takovou obměnu nemůže provést, protože zákon mu nařizuje zakoupit výhradně atestované systémy, přičemž ale systém atestací není ze strany Ministerstva vnitra zajištěn.

Desítky úřadů v legislativní pasti 

Úřady a organizace veřejné správy mají až na výjimky již více než 10 let povinnost zajistit vedení správy dokumentů v elektronickém systému spisové služby. Důvodem je mimo jiné zajištění důvěryhodného
a transparentního výkonu veřejné moci a zvyšování efektivity úřadů. Bohužel ale praxe ukazuje, že celá řada těchto systémů nesplňuje zákonem stanovené povinnosti. Kvalitní výkon spisové služby je přitom

branou k digitalizaci veřejné správy a bez nej se plány na rozvoj eGovernmentu podaří realizovat jen

stěží.

Povinnost atestace elektronických systémů spisové služby, která vstoupila v platnost 1. února 2022,
tak zavádí nástroj prokazatelného ověření úplného souladu daného systému s požadavky právních předpisů a dává úřadům i dodavatelům jistotu, že systém funguje v souladu se zákonem. Tato povinnost
je stanovena v souvislosti s dalšími více než 160 změnami právních předpisů v rámci zavádění práva
na digitální službu v tzv. “balíčku DEPO” – zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony
v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, přijatý poslaneckou sněmovnou v květnu 2021 a platný od 9. 7. 2021. 

Podmínky provádění atestací, stejně jako určení atestačního střediska a další pravidla mělo během uplynulého roku připravit Ministerstvo vnitra. Bohužel, minulé vedení ministerstva přípravu celé problematiky natolik podcenilo, že atestace teď není možné provádět. Není stanovena atestační metodika ani vybráno atestační středisko, které by mělo disponovat vysokou odborností a také dostatečnou robustností, aby bylo schopno uspokojit poptávku celého trhu. 

“České úřady čelí absurdní situaci jako v románu Hlava XXII Josepha Hellera. S tím rozdílem, že dopady
na občany nejsou zdaleka tak humorné. Ministerstvo vnitra nestihlo před vstupem atestací v jejich platnost zřídit orgán, který bude atesty vydávat. Jedná se o stejný problém, jako by občané směli od 1. února jezdit pouze v autech s konkrétní homologací, a přitom by stát nezřídil na žádném STK procesy, jež umožní takovou homologaci vydávat”, říká Tomáš Bezouška, metodik spisové služby ze společnosti INADVISORS
a prezident Institutu pro správu dokumentů. 

Dle analýzy Institutu pro správu dokumentů se v této situaci ocitnou v letošním roce nejméně desítky, možná stovky úřadů. Povinnost atestů se postupně v následujících letech dotkne více než deseti tisíc veřejnoprávních organizací, které musí dle zákona provozovat atestovanou spisovou službu. Takovou ale na trhu nenajdete, protože není nikdo, kdo by atestaci vydal. Desítkám úřadů letos končí smlouva
s dodavateli spisové služby a pro řádný výkon všech svých agend musí vybrat nový systém. 

Řešením pro tyto úřady není ani nákup neatestované spisové služby, protože v takovém případě
se dodavatel vystavuje sankci až jeden milion korun za dodání neatestovaného systému a vedení úřadu by se dopustilo porušení rozpočtové kázně, resp. porušení povinností při správě cizího majetku podle §§ 220 a 221 trestního zákona.

Rok pro přípravu navíc 

Nové vedení Ministerstva vnitra ČR si je výše popsaných problémů, které zdědilo po svých předchůdcích, dobře vědomo. Usiluje proto o přijetí změny zákona, která odloží nutnost atestace a s ní související povinnosti do let 2023 až 2025. Získá tím čas na nápravu zanedbané přípravy atestačních postupů a výběr atestačního střediska a pravděpodobně i na úpravu archivního zákona a jeho prováděcích předpisů,
která je pro kvalitní zajištění atestací nezbytná. 

Čas tak získávají i organizace a úřady veřejné správy, a to zejména na to, aby uvedly jak svůj elektronický systém spisové služby, tak i procesy a další nástroje správy dokumentů do souladu se zákonem. Jak dobře tento čas využijí se projeví především ve schopnosti plnit další povinnosti související jak s výkonem práva na digitální službu, tak s dalšími kroky veřejné správy v oblasti digitalizace a eGovernmentu.