V současné době je ve firemní praxi velký trend prosazovat tzv. bezpapírové kanceláře (paperless office), kdy v rámci nich je spolu s popularitou cloudových řešení vyvíjen i tlak na maximální digitalizaci veškerých firemních dokumentů. Právní praxe ale ukazuje, že ne všechny podnikatelské subjekty vědí, jak správně pracovat s digitalizovanými daty a jaká to s sebou nese rizika. Mezinárodní právní kancelář Taylor Wessing upozorňuje na tuto skutečnost. I dobrá snaha o snadnější sdílení dokumentů, a tedy nastavení různé úrovně přístupových práv k dokumentům pro jednotlivé uživatele, se může stát, ve výsledku, velmi rizikovou. Cenné papíry v listinné podobě, například směnky, nelze převádět vůbec. (TZ)
Nejčastější chyby jsou v nedostatečném zabezpečení digitalizovaných dokumentů proti neautorizovanému přístupu, změně či likvidaci a úniku dat. Praxe posledních let dokazuje, že budou vzrůstat investice do zabezpečení firemních IT systémů a dat, a to jak proti útokům zvenku, tak zevnitř a bude vzrůstat tlak na propracovanější interní směrnice pro bezpečné chování zaměstanců v digitálním prostředí.
“Při převádění dokumentů do elektronické podoby je nutno rozlišovat o jaké dokumenty jde”, uvádí partnerka mezinárodní právní kanceláře Taylor Wessing Karin Pomaizlová a doplňuje: “pokud firma uzavřela smlouvu v klasické listinné (papírové) podobě, kdy smluvní strany opatřily smlouvu svými podpisy na stejnopisu smlouvy nebo dokonce podpisy účastníků byly úředně ověřeny, pak převedením takové listiny do digitální formy se zcela mění podstata formy této smlouvy. Digitalizovaná listina je pouze kopií listiny původní. Pro případ soudního sporu pak má nízkou důkazní hodnotu na rozdíl od původního originálu listiny.”
Jinak je tomu u konverze dokumentu z listinné podoby do digitální podoby podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a o autorizované konverzi dokumentů, v platném znění. Podle tohoto zákona je možné, aby autorizovaná osoba provedla úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru. Digitální dokument, který provedením konverze vznikne, má pak stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu v listinné podobě. Má-li být potom předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu nebo soudu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením digitálního souboru, který vznikl konverzí původního dokumentu v listinné podobě.
Přes konverzi původního dokumentu v listinné podobě do digitální podoby je vhodné uchovat i původní dokument v listinné podobě zejména proto, že v případě sporu o pravost podpisu obsaženého v původní listině je pak velmi obtížné provést znalecké zkoumání pravosti podpisu na listině, která existuje pouze v podobě digitalizované kopie, a to bez rozdílu, zda jde o „prostou“ digitalizovanou podobu původní listiny nebo byla-li původní listina konvertována postupem podle výše uvedeného zákona.
Ve firemní praxi bezpapírové kanceláře je převáděno i vice druhů listinných papírových dokumentů (účetní doklady, skladové doklady, smlouvy, manuály, interní předpisy) do elektronické podoby, které firmy dále třídí a spravují pomocí software pro elektronickou evidenci dokumentů – DMS (document management system) nebo CMS (content management system). Kromě ochrany životního prostředí si firmy především slibují snížení nákladů a snadnější sdílení dokumentů. Je to určitě krok správným směrem. “Ale rizika z pohledu právního nejsou zanedbatelná”, varuje dale Karin Pomaizlová a dodává: “sdílení obsahu dokumentů napříč celou firmou doporučujeme ošetřit kvalitním DMS softwarem, který umožňuje evidovat, kdo a kdy se na konkrétní dokument díval a co s ním dělal a nastavit různé úrovně přístupových práv k dokumentům pro jednotlivé uživatele.”
Je tedy rozumné, při převádění listin do digitální podoby, aby i nadále byly archivovány smlouvy a jiné originální listiny (např. plné moci), které jsou důležité pro chod firmy. To zejména pro případ, že jich bude třeba jako důkazu v soudním sporu.
Důležité je take zmínit, že cenné papíry v listinné podobě nelze z podstaty věci převádět do digitální podoby vůbec, jedná se např. o směnky. Pokud zanikne původní listina, na které je cenný papír vyjádřen, tak cenný papír zaniká. Proto jakákoliv digitalizace cenných papírů může mít pouze informativní účel, originály pak musí být nadále uchovány.
O Taylor Wessing:
Taylor Wessing je mezinárodní advokátní kancelář poskytující svým klientům celosvětově kompletní servis ve všech odvětvích jejich podnikání. Více než 1 200 právníků přistupuje k poradenství cílevědomě a o obchodních záležitostech klientů přemýšlí inovativně, čímž jim pomáhá uspět zejména v rychle se rozvíjejících oblastech. Podporujeme naše klienty všude tam, kde chtějí podnikat. Našich 33 kanceláří* v Evropě, na Středních východě a v Asii, stejně tak naše dvě kanceláře v USA nejsou jen symbolickýcm zastoupení; jedná se o týmy se znalostí místního obchodního, průmyslového a kulturního prostředí, ale zároveň s mezinárodní zkušeností, která nám umožňuje vždy poskytovat efektivní a integrovaná řešení.
* zahrnuje naše přidružené kanceláře v Indonesii, Saudské Arábii a Jižní Korei