Přes 126 tisíc firem v Česku nepotřebuje fyzickou kancelář. Jejich byznys probíhá v terénu, programují po kavárnách, řeší za druhé účetnictví na dálku, vozí klienty mezi městy, provozují e-shopy. A přesto mají sídlo jako kterýkoliv jiný podnikatel, v jejich případě je ale virtuální. Znamená to, že se skrývají před úřady?
Pojem virtuální kancelář je známý od šedesátých let minulého století, u nás jde ale spíše o fenomén posledních deseti let. A jejich obliba rychle roste. Není divu. Pro podnikatele představují možnost, jak splnit povinnosti dané živnostenským zákonem a přitom ušetřit náklady, které jsou hlavně v začátcích stěžejní. V porovnání s fyzickými prostory totiž pronájem virtuálního sídla vychází na zlomek ceny, třeba už od 100 Kč měsíčně.
Jak vyplývá z názvu, virtuální sídlo není místo, kde podnikatel fyzicky vykonává práci. Je to služba, která firmám umožňuje zapsat si jako sídlo do obchodního rejstříku vybranou adresu, i přesto, že se zde fyzicky nevyskytují. „23 % firem v České republice má virtuální sídlo. Pořád se ale najdou jedinci, kteří těmto službám nevěří, a dokonce firmy s virtuálním sídlem vnímají jako rizikové,“ naráží na jeden z předsudků Roman Sokola, zakladatel společnosti Ofigo, která patří k předním poskytovatelům virtuálních sídel na českém trhu.
Důvodem jsou dle Sokoly mj. spekulace o tom, že virtuální sídlo využívají především podvodné a pochybné firmy, které chtějí uniknout kontrolám úřadů: „Jde o dlouhodobě omílaný mýtus, protože sjednáním virtuálního sídla není podle zákona možné vyhnout se jakýmkoliv kontrolám. Ano, ve virtuálním sídle majitele zpravidla nezastihnete, ale to ani v pronajaté kanceláři, když tam třeba záměrně vůbec nechodí.“ Opačné tvrzení, že firmy s virtuálním sídlem jsou dokonce pod drobnohledem úřadů, pak na svém blogu vyvrací firma Virtuanum, která provozuje virtuální sídla v centru Prahy i Brna: Jsou sice firmy, které úřady kontrolují častěji, s virtuálními sídly to ale nemá nic společného. Kontrola zpravidla nastává tehdy, když na sebe firma upozorní například dlouhodobými neuspokojivými hospodářskými výsledky nebo chybami v daňovém přiznání. To ale platí i pro firmy, které virtuální sídlo nevyužívají.
Všude dobře, jen ne doma?
Častou alternativou, kterou lidé před výběrem virtuálního sídla zvažují, je zapsání sídla ve vlastním domě či bytě. Zákon to dovoluje, začínající podnikatelé si ale často neuvědomují rizika, která to s sebou nese, ať už jde o exekuce v případě krachu firmy nebo fakt, že po zápisu do veřejných rejstříků si může každý snadno dohledat adresu bydliště. Někomu to vyhovuje – obchodní partneři nebo klienti vás snadněji zastihnou. Jiní to ale budou vnímat jako zásah do vlastního soukromí, třeba s ohledem na příchozí reklamu nebo některé nespolehlivé zákazníky.
„Moje podnikající kamarádka bohužel zažila i stalking. Jeden z klientů ji opakovaně pronásledoval, když šla odpoledne ze své kanceláře nebo ráno s dětmi do školy. Psal jí dokonce děsivé vzkazy, poštou i online. Samozřejmě, že vás někdo může sledovat, i když vaše bydliště není v rejstříku na internetu. Je to ale rozhodně složitější, než když si vaší adresu může kdokoliv najít na pár kliknutí,“ sdílí svou zkušenost Roman Sokola.
Podobné nepříjemnosti pak mohou pochopitelně narušit i vztahy se sousedy, na což pamatuje taky Občanský zákoník, který uvádí, že můžete mít sídlo ve svém bytě pouze pokud to nenaruší klid a pořádek v domě. A pokud není nemovitost vaše, je navíc třeba počítat se získáním písemného souhlasu vlastníka. V případě virtuálních sídel podobné starosti odpadají. Umístění na atraktivní adrese v centru velkých měst navíc firmě často dodává větší prestiž.
Virtuální sídla 2.0
Také trh s virtuálními sídly se postupně mění. Historický model stavěl na službách, které sídla více přibližovaly tradičním kancelářím — nabízely pronájem zasedacích místností, vyřizování telefonních hovorů i přebírání pošty včetně objemných zásilek. Jak ale potvrzují sami poskytovatelé, v dnešní době mobilů, coworkingových center, online schůzek a elektronizace dokumentů jde o přežitek.
Moderní firmy jako Ofigo nebo Virtuanum dnes svým klientům nabízí skutečně jen to, co reálně využijí, bez zbytečných služeb nebo poplatků a naopak s důrazem na férový přístup a bezpečí: „Podvodníci to samozřejmě zkouší. Bylo by naivní si myslet, že tito lidé podobné služby nevyužívají. Je to ale otázka i na poskytovatele virtuálních sídel, jestli dokáží zajistit spolehlivé prostředí pro své klienty. Ofigo je v tomto ohledu jediná firma na trhu, která prověřuje podnikatele nejen při objednání služby, ale i v průběhu. A pokud zjistíme, že firma dělá podvody, sídlo jim okamžitě rušíme,“ dodává Sokola.
Pokud sami o založení virtuálního sídla pro svou společnost uvažujete, neváhejte si při výběru poskytovatele pročíst jejich webové stránky. Jedním z dalších dobrých ukazatelů důvěryhodnosti jsou pak např. recenze a doba, po kterou je firma na trhu. Nespoléhejte přitom pouze na jednu platformu, ale klidně si firmu prověřte napříč různými sítěmi a weby, jako je Facebook, Google a Seznam. Spokojenost předchozích zákazníků, nazejména když jsou jich desítky či stovky, je koneckonců výborným předpokladem, že bude vaše virtuální sídlo na správné adrese.