Praha, 26. října 2015 – Tisíce archivů v České republice mají nevyhovující podmínky pro dlouhodobé uložení dokumentů. Vyplývá to ze statistik Konica Minolta, která se jako přední poskytovatel dokumentových řešení zaměřuje i na revize skladovacích prostor a modernizace archivních řádů. Aktuálně ukončenou zakázkou z této oblasti je kompletní modernizace archivu pro desítky tisíc dokumentů Ochranného svazu autorského (OSA). (TZ)
„Potenciál pro vylepšení dokumentových archivů nacházíme zhruba u každého třetího zákazníka. Naše řešení je vhodné pro všechny firmy, úřady či instituce, kterým nevyhovuje aktuální stav uskladnění jejich listinných dokumentů. Kompletní revitalizace archivů vede ke zvýšení bezpečnosti dat, snížení chybovosti při zpracování dokumentů a zrychlení práce,“ řekl Petr Mikulec, obchodní ředitel oblasti Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Řešení pro OSA zahrnovalo analýzu a inventarizaci veškerých uskladněných dokumentů. Zavedli jsme nový spisový řád a uskutečnili celkovou přestavbu dvoupatrového archivu.
Významnou částí celé zakázky pro OSA byla kompletní přestavba dosavadního archivu. Rekonstrukce zahrnovala například novou elektroinstalaci, vzduchotechniku nebo zavedení systému pro řízený odchod vlhkosti ze stěn. Prostory nyní odpovídají požadavkům na dlouhodobou a spolehlivou archivaci všech skladovaných dokumentů. „Součástí inventarizace dokumentů byla také jejich částečná digitalizace, chemické čištění a obnova. Zavedli jsme rovněž jednotný spisový řád, který autorskému svazu zjednoduší veškerou práci s dokumenty,“ informoval P. Mikulec.
Kromě inventarizace dokumentů zajistila Konica Minolta také projektový a koordinační dohled nad technickými aspekty celé rekonstrukce. Nově vybudovaný centrální archiv OSA zahrnuje dvě suterénní patra o celkové rozloze 130 m2. „Dispoziční úpravy a instalace pojízdných regálových systémů nám umožnily zdvojnásobení kapacity archivu a uskladnění desítek tisíc dokumentů, notovin, dobových materiálů, a hudebních nahrávek na vinylech, audiokazetách a cd, z nichž nejstarší nosič je z roku 1933. Díky tomu můžeme nyní prostory využít jako centrální úložiště pro potřeby celé budovy,“ vysvětlil Roman Strejček, předseda představenstva OSA. Zrekonstruovaný archiv bude nyní OSA využívat pro uložení gramofonových desek, knih, smluv a všech interních dokumentů.
V rámci kontraktu s OSA provedla Konica Minolta rovněž analýzu tiskového prostředí a dodala osm multifunkčních tiskových zařízení formátu A3. Nové přístroje zajistí autorskému svazu snížení ročních tiskových nákladů o pětinu původní výše.
Moderní dokumentový archiv se správně nastaveným spisovým řádem je možné doplnit o digitalizační služby a řízené procesy elektronických dokumentů. Ty vedou k dalšímu zefektivnění práce a finančním úsporám. „S řešením revitalizace archivu jsme oslovili již desítky zákazníků po celé České republice. V několika případech nyní také jednáme o rozšíření této služby právě o zavedení správy elektronických dokumentů a jejich provázání s fyzickým archivem. Našim zákazníkům to přinese další usnadnění vyhledávání a neustálý přehled o pohybu jednotlivých dokumentů,“ doplnil P. Mikulec
O společnosti Konica Minolta Holding, Inc.
Konica Minolta je zastoupena v 64 zemích celého světa. Zaměstnává celkem 35 600 zaměstnanců a její výrobky a služby můžete najít na 14 000 obchodních a servisních místech. Centrálu má v Tokiu, evropská centrála sídlí v Hannoveru a americká v Ramsey (New York). Rychlý vývoj všech technologií zajišťuje více než 26 vývojových a technických center.
O společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech
Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r. o. je součástí celosvětové sítě a uspokojuje potřeby, které vznikají na českém trhu, a pečuje o české zákazníky. V roce 2005 a 2010 bylo české zastoupení společnosti Konica Minolta vyhlášeno nejlepším zastoupením v evropském regionu, a to především díky kvalitě zákaznických služeb. Servisní kompetenci prokazuje certifikát nejlepší servisní organizace v Evropě za rok 2014. Pozici na trhu podtrhují i tržní podíly roku 2014 – Konica Minolta je v České republice číslo jedna v produkčním tisku s podílem téměř 70 %. Lídrem trhu je i v prodeji barevných multifunkčních zařízení (41 %) a prodeji černobílých multifunkčních zařízení (28 %). Více informací na www.konicaminolta.cz.
OSA – Ochranný svaz autorský pro práva k dílům hudebním, z. s.
OSA byl založen samotnými autory již v roce 1919, jedním ze zakladatelů OSA byl populární skladatel Karel Hašler a jedním z prvních ředitelů OSA byl syn skladatele Antonína Dvořáka. V současné době OSA zastupuje více než 8 381 domácích a více než 1 000 000 zahraničních nositelů autorských práv (skladatelů, textařů, nakladatelů). Posláním OSA je správa autorských majetkových práv zastupovaných a členů.
Je důležitým mostem mezi autory a uživateli jejich děl. Autorům poskytuje služby spojené s výběrem a následným rozúčtováním autorských odměn, včetně zpracování dat od uživatelů a právních služeb. Uživatelům usnadňuje přístup k legálnímu užití hudby všech žánrů z celého světa. OSA zastupuje představenstvo a jeho zaměstnanci.