GDPR ovlivní i tisk firemních dokumentů s osobními údaji

Praha, 14. 3. 2018 – Nařízení GDPR pro nakládání s osobními údaji se dotkne i tisku dokumentů, které takové informace obsahují. Společnost OKI, specialista na profesionální kancelářský tisk, proto shrnuje nejdůležitější oblasti, na které by se firmy i úřady měly zaměřit.

Mezi bezpečnostní slabiny při tisku patří například stav, kdy jsou osobní data přenášena přes síť v nešifrované podobě nebo jsou ukládána nešifrovaná na tiskových serverech a pevných discích tiskáren. Dalším potenciálním rizikem je, pokud jsou tato data uchovávána i po provedení tiskové úlohy a nejsou bezpečně odstraněna.

Typickým problémem, se kterým se lze běžně setkat, je situace, kdy dokumenty obsahující osobní údaje skončí v nesprávných rukou, protože zůstanou ležet bez dozoru na výstupním zásobníku tiskárny. Může tak snadno dojít k jejich ztrátě nebo neoprávněnému a nekontrolovanému přístupu k citlivým informacím.

Moderní řešení pro řízení tisku poskytují funkce, které zajistí dostatečné zabezpečení i plnění regulačních předpisů, a přitom nejsou náročná na implementaci ani cenově nákladná. Například OKI ke svým chytrým multifunkčním tiskárnám zdarma nabízí Sendys Explorer Lite pro správu dokumentů a Sendys Output Manager pro řízení firemního tisku.

Doporučení při tisku osobních údajů

Do interních firemních předpisů pro tisk a nakládání s tiskovými soubory je v souvislosti s GDPR vhodné zvážit doplnění následujících pravidel:

  • zabezpečený tisk a vyzvednutí výtisků výhradně po autentizaci přes PIN nebo čipovou kartu
  • bezpečné mazání HDD tiskárny a časově definované mazání tiskových souborů
  • šifrování přenosu tiskových dat mezi zařízením a tiskárnou
  • bezpečné ukládání skenovaných úloh a zabezpečení obsahu skenovaných souborů
  • bezpečné uchovávání vytištěných dokumentů s osobními údaji
  • bezpečné skartování či jiný způsob likvidace tištěných dokumentů s osobními údaji
  • zvážit nasazení malých chytrých multifunkčních tiskáren přímo do oddělení, kde se ve zvýšené míře pracuje s osobními údaji (např. mzdové, personální, marketingové, obchodní oddělení).

O společnosti OKI Europe Ltd

OKI Europe Ltd je divizí společnosti OKI Data Corporation se zaměřením na profesionální kancelářský tisk, aplikace a služby určené pro efektivní podnikání.

Z hlediska obratu a podílu na trhu patří v Evropě mezi přední značky tiskáren. OKI Europe již více než 60 let dodává vyspělá tisková řešení pro velké i malé podniky. Díky vývoji digitální LED tiskové technologie mají zařízení OKI vysoké rozlišení a jsou šetrná k životnímu prostředí.

Po akvizici společnosti Seiko I Infotech, výrobce velkoformátových tiskáren a dceřiné společnosti Seiko Instruments, nabízí OKI zařízení pro tisk grafiky a reklamních panelů, CAD a GIS řešení s vysokou produktivitou a obrazovou kvalitou. Díky síti autorizovaných distributorů a prodejců v celém regionu poskytuje OKI Europe kompletní tisková řešení včetně velkoformátových tiskáren, inkoustů, médií, softwaru, instalace, podpory a školení.

OKI kromě rozsáhlého portfolia tiskáren a multifunkčních zařízení nabízí také služby, které napomáhají optimalizovat tisk a oběh dokumentů. Díky nim a integrované řadě softwarových technologií a nástrojů mohou podniky snáze řídit své náklady na tisk.

OKI Europe zaměstnává více než 500 pracovníků a je zastoupena v 60 zemích Evropy, Blízkého východu a Afriky.

OKI Data Corporation je dceřinou společností tokijské společnosti Oki Electric Industry, která byla založena v roce 1881 jako první japonský výrobce telekomunikačních technologií.

Pro další informace navštivte www.oki.com/cz

 

Reklamy