Digitalizace může nahradit až polovinu zbytečné administrativní práce

Praha – 11. února – Koronavirus urychluje trend, který běží již několik desetiletí. Digitalizace back-office procesů uvnitř firem. Často stále podceňovaný faktor může při správném využívání ušetřit nemalé peníze i starosti. Jen v oblasti lidských zdrojů, které se často soustředí na zbytečnou administrativu, lze díky tomu dosáhnout více než padesátiprocentních úspor. Časem může navíc dojít až k úplnému odbourání práce bez přidané hodnoty, což při mzdových nákladech na tyto činnosti představuje minimálně statisícové částky ročně. V porovnání s několika tisícikorunami na pořízení či využívání aplikací jde o dobrou investici. Dnes už digitalizace není pojmem jen nadnárodních korporátů, ale týká se stále menších a menších firem. Jedná se tak v podstatě o jeden z mála pozitivních dopadů současné koronavirové krize. 

Digitalizaci si mnoho lidí představuje pouze jako převádění papírových dokumentů do elektronické podoby či v lepším případě propojování některých dat z excelu či jiných souborů. Existuje mnoho definic digitalizace a také mnoho jejích podob. V principu jde ale především o změnu myšlení. To bývá paradoxně také jednou z hlavních překážek v zavádění procesů digitalizace. Proč měnit zavedené systémy, když dlouhá léta fungovaly? Třeba proto, že dokáží zefektivnit chod firmy, ušetřit zaměstnancům čas a zejména některé zbytečné a stále se opakující činnosti zcela nahradit. Na administrativních pozicích to může být více než polovina současné agendy. 

Software také může domýšlet lépe a snadněji některé nuance, které často manažeři opomíjejí. Příkladem jsou aplikace z oblasti vedení zakázek. Na projektu pracuje tým lidí, každý za jinou hodinovou sazbu a každý také různě aktivní a efektivní. Často bývá obtížné sledovat a vyhodnocovat reálné náklady (zejména ty související s lidskými zdroji), které s daným projektem firma má. Digitalizace může nejen usnadnit předávání či sdílení informací v týmu, ale také sledovat a vyhodnocovat, kdo je v týmu jak efektivní.

V poslední době tolik využívaný home office je další z oblastí, kde digitalizace může nabídnout pomyslnou pomocnou ruku. Hlídat efektivitu zaměstnanců při práci doma je bez ní takřka nemožné.

Administrativní správu lidských zdrojů lze pak řešit přes různé personální softwary či aplikace, a to od náborových pohovorů, on-boarding procesů, přes vedení personální agendy až po systém mezd, včetně výpočtu pohyblivé složky platu v závislosti na reálné efektivitě práce.

S HR také souvisí často se měnící interní předpisy, které se v mnoha firmách neřeší zrovna ideálně. Někdy je jich mnoho, jindy naopak málo, nejsou vzájemně provázány a všichni zaměstnanci dostávají všechno, aniž to pro svou práci potřebují. Řešením je outsourcing na odborného dodavatele s využitím kvalitních digitálních nástrojů. Ty pomohou zajistit bezpečnost a zvýšit efektivitu práce.

Digitální datové výstupy jsou pak neocenitelné i pro mnoho dalších rozhodovacích procesů ve firmách.  

„Češi často deklarují objem vykonané práce, a nikoli její výsledky. To je možná snazší, ale dlouhodobě nás to limituje a snižuje naši konkurenceschopnost. Pokud digitalizace povede k přesunu lidských zdrojů na práci s přidanou hodnotou, pak je to jednoznačně pozitivní trend,“ myslí si Lucie Češpivová, předsedkyně představenstva společnosti SMA, která se digitalizací back-office procesy zabývá.

Pokud se firma bez ohledu na svou velikost či obor podnikání rozhodne pro digitalizaci a mentálně přenastaví svůj chod, alespoň nějaká návratnost investic se většinou objeví již v prvním roce.  Pochopitelně čím déle a komplexněji je využívána, tím více dokáže ušetřit prostředky či zvýšit zisky. 

Bez ohledu na obor podnikání nelze digitalizaci uniknout. Není třeba se bát, že povede k zániku profesí, jako jsou účetní či personalisté. Jen je zbaví zbytečné administrativy a přesune jejich činnost k potřebné odborné práci s vysokou mírou know-how.

Označeno tagem