Elektronický podpis od Konica Minolta ušetří firmám až 75 % nákladů na podepisování dokumentů

  • Konica Minolta uzavřela partnerství s českým start-upem Signi
  • Elektronické podepisování pomůže firmám zkrátit proces schvalování smluv z několika týdnů na pár hodin a zároveň snížit uhlíkovou stopu
  • Elektronické dokumenty jsou platné a právně závazné na celém území EU

Praha 4. srpna 2021 – Standardem v administrativě, kterým byl dříve například fax, se nyní stává elektronický podpis. I proto Konica Minolta uzavřela spolupráci s českým start-upem Signi, poskytovatelem služeb prokázání digitální identity. S nimi

již není třeba dokumenty tisknout, rozesílat k fyzickým podpisům a opětovně digitalizovat. Elektronický podpis je právně uznatelný pro 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury či předávací protokoly. Podepisování dokumentů se díky této funkci zásadně zrychlí, zlevní a zvýší se i zabezpečení celého procesu.  

„Jen v případě smluv je s pomocí elektronického podpisu vyřízeno více než 80 % dokumentů za méně než jeden den. To představuje úsporu tisíce stránek měsíčně, které se nemusejí tisknout, a desítek hodin, které nikdo nemusí trávit čekáním na poště. Odpadají i obavy o ztrátu smluv nebo tradičně zdlouhavý proces, který v případě více podepisujících běžně zabere i několik týdnů. Protistraně navíc stačí jen e-mail a připojení k internetu. Nemusí chodit na Czech POINT ani disponovat jakýmkoli speciálním softwarem,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Sečteme-li náklady na tisk průměrné smlouvy, práci zaměstnanců a cenu poštovních či kurýrních služeb, dostaneme se na částku zhruba 180 korun za fyzickou smlouvu. Schválení v digitální podobě vychází přibližně o tři čtvrtiny levněji, což například u firmy s tisícem smluv ročně vede k úspoře až 140 000 korun.“  

Aplikace Signi je cloudová a elektronické podepisování tak funguje nejen na všech počítačích, ale i na chytrých telefonech a tabletech. Dokumenty lze proto podepisovat kdykoli i mimo kancelář. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu jak samostatně, kdy ji mohou zákazníci využít v rámci svých interních systémů jako CRM či ERP, tak jako součást vlastních řešení pro správu digitalizovaných dokumentů a elektronických archivů. V kombinaci s tímto řešením není dokumenty nutné ani fyzicky archivovat, což pomáhá dále šetřit jak finanční náklady na provoz skladů a tisk, tak s nimi spojené energie. 

„Každá elektronicky podepsaná smlouva představuje také minimálně jednu ušetřenou cestu kurýra nebo zaměstnance na poštu, které často vedou k nežádoucím emisím spojeným s dopravou. Řešení tak může našim zákazníkům pomoci významně snížit i jejich uhlíkovou stopu. Pro firmy, které to myslí s odpovědností vážně, by se proto měl stát elektronický podpis dokumentů standardem moderního ekologického fungování,“ doplnil P. Atanasčev. 

Takzvaný zaručený elektronický podpis, s nímž aplikace Signi pracuje, je z pohledu legislativy uznatelný u 90 % dokumentů. Ty jsou pak platné a právně závazné na celém území EU. „Právní rámec pro nakládání s elektronickými dokumenty je obsažen jak ve vnitrostátních předpisech, tak v nařízení Evropské unie eIDAS o elektronické identifikaci, které je platné napříč členskými státy. Nařízení eIDAS výslovně stanovuje, že elektronickému podpisu nesmí být upírán právní účinek, tedy nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení jenom z toho důvodu, že má elektronickou podobu,“ informovala Jitka Blanářová, firemní právnička Konica Minolta Business Solutions Czech.

O společnosti Konica Minolta Holding, Inc. 

Konica Minolta, Inc. je globální technologická společnost poskytující inovativní řešení pro podniky a instituce. Její silné stránky spočívají v kombinování moderních materiálů a klíčových technologií pokročilé zobrazovací techniky, optiky, snímání či nano-zpracování. Konica Minolta vytváří hodnoty, které pomáhají zákazníkům řešit jejich pracovní výzvy a procesy. V éře internetu věcí využívá svých hlubokých odborných znalostí digitálních technologií a prochází obchodní transformací v digitální společnost poskytující sofistikovaná řešení. Při vytváření inovací spolupracuje s akademickými, průmyslovými i podnikatelskými partnery. Konica Minolta má sídlo v Tokiu a v jejích koncernových společnostech působí v 50 zemích více než 43 000 zaměstnanců. Své produkty a služby nabízí ve 150 zemích celého světa.

O společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech 

Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r. o. je součástí celosvětové sítě a uspokojuje potřeby, které vznikají na českém trhu, a pečuje o české zákazníky. Servisní kompetenci prokazuje certifikát nejlepší servisní organizace v Evropě za rok 2014. Dominantní pozici na trhu dokládají i tržní podíly roku 2020 – Konica Minolta je v České republice číslo jedna v produkčním tisku s podílem 54,8 %. Lídrem je i v prodeji barevných multifunkčních zařízení (29,9 %) a prodeji černobílých multifunkčních zařízení (23,5 %). Velký důraz klade na rozvoj IT služeb. Z hlediska obratu je v této oblasti české zastoupení jedno z nejúspěšnější ze všech zemí Konica Minolta regionu střední a východní Evropy. Konkrétně se zaměřuje například na poskytování ERP a CRM systémů, ECM a DMS řešení, služeb spojených se zabezpečením IT infrastruktury a snížením administrativní zátěže. Konica Minolta Business Solutions Czech je zároveň výhradním distributorem produktů firmy SourceCode, BPM systému K2, na českém a slovenském trhu. Více informací na www.konicaminolta.cz.