Praha, 19. 4. 2023 – S ohledem na neustále se zvyšující náklady v současnosti strmě narůstá počet firem, které v rámci úsporných řešení přistupují k využívání datových schránek, a to nejen pro komunikaci se státem, ale také pro komunikaci na komerčním trhu. S tím jim pomáhá řada aplikací, které uživatelům práci s datovými schránkami usnadňují. Společnosti tak šetří nejen čas, ale také náklady.
Čísla mluví jasně, díky komunikaci prostřednictvím datové schránky lze měsíčně uspořit desítky procent nákladů. Při podpisu klasické smlouvy se její doručení v rámci krátkých vzdáleností obvykle řeší kurýrem, v případě větších vzdáleností poštou v podobě doporučené zásilky s dodejkou. V obou případech se cena za doručení pohybuje v řádu vyšších desítek korun. Odeslání tzv. komerční zprávy prostřednictvím datové schránky je přitom zpoplatněno částkou 10 Kč. „Pokud firma podepíše smlouvu elektronicky a doručí ji protistraně datovkou, pohybuje se úspora nákladů v řádech vyšších desítek procent, nemluvě o značné úspoře času,“ uvádí Martin Plevka, obchodní ředitel společnosti Software602, která se zabývá digitalizací administrativy.
V průběhu let byla na trh uvedena řada aplikací, které uživatelům a společnostem práci s datovými schránkami velmi usnadňují. Dostupné jsou jak bezplatné aplikace, které nabízejí napojení datové schránky, příjem i odesílání, tak zpoplatněná profesionální řešení, která uživatelům poskytují mnoho dalších funkcí navíc. Jde například o pokročilá nastavení, kdo k nim může přistupovat a na jaké úrovni, dále možnost automatické distribuce datových zpráv na další oddělení či konkrétní zaměstnance v rámci firemní struktury. Zajistit mohou rovněž bezproblémovou obsluhu několika datových schránek najednou či hromadné odesílání datových zpráv včetně jejich archivace, což datové schránky standardně bezplatně neumožňují.
Zájem o vylepšenou obsluhu datových schránek strmě stoupá
„V datových schránkách jsme vždy viděli obrovský potenciál, ovšem takový nárůst poptávky, jaký jsme zaznamenali během posledních šesti měsíců, nepamatujeme,“ doplňuje Martin Plevka s tím, že zásadní zlom nastal v roce 2022 a od té doby poptávka po vylepšené obsluze datových schránek strmě stoupá. Například za první kvartál letošního roku vzrostla ve srovnání se stejným obdobím předchozího roku o 360 %. Podobný nárůst poptávky společnost Software602 eviduje i u dalších služeb, jako je elektronické podepisování či digitalizace procesů. Ekonomická krize, která byla způsobená mimo jiné i válkou na Ukrajině, digitalizaci paradoxně nahrává. Firmy tím totiž šetří náklady, současně se soustředí na zefektivnění procesů, čímž zvyšují svůj vlastní výkon. Podle Martina Plevky již dnes platí, že správnou a profesionálně provedenou digitalizací firma zvyšuje svou tržní hodnotu.
Poptávka je různorodá. Začíná u středně velkých účetních firem, které standardně obsluhují až stovky datových schránek svých klientů, či advokátních kanceláří, jež komunikují výlučně přes datové schránky současně potřebují datové zprávy archivovat i řadu let. Standardní datová schránka přitom zprávy maže po 90 dnech. „Narůstá také poptávka od velkých korporací, které potřebují workflow přijatých datových zpráv z časových důvodů efektivně automatizovat. Mnoho z nich navíc posílá klientům datové schránky i faktury, čímž eliminují možnost, že se faktura někde ztratí či založí,“ popisuje Martin Plevka. Dalším příkladem jsou firmy s velkým počtem zaměstnanců. Prostřednictvím datové schránky lze řešit neschopenku zaměstnance, kterou lze díky nastavení automaticky odeslat na mzdové i personální oddělení a zároveň na správu sociálního zabezpečení. „Velkou výhodou je také fakt, že zavedení samotné služby spravování datových schránek včetně nastavení se dá zvládnout i v případě velké korporace v řádu dnů,“ uzavírá Plevka.
O společnosti:
Software602 je česká akciová společnost, která od roku 1991 vyvíjí vlastní software. V současné době má 130 zaměstnanců a ročně investuje desítky milionů korun do výzkumu a vývoje vlastních softwarových řešení a služeb. Má realizované stovky digitalizačních projektů s klienty v komerčním sektoru a veřejné správě.