Praha, 23. srpna 2017 – Každá instituce či společnost, která pracuje s velkým množstvím dokumentů, začne dříve či později řešit stejný problém – jak uspořádat velké objemy dat tak, aby byly neustále přehledné a dostupné pro všechny? Východiskem může být zavedení systému pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow (Document Management System). Jednou z organizací, která již delší dobu výhody DMS využívá, je Diakonie Českobratrské církve evangelické.
Diakonie ČCE, jedna z největších nestátních organizací poskytujících sociální služby v ČR, zpracovává dokumenty pomocí DMS téměř dvacet let. Původní řešení však přestalo rostoucím potřebám Diakonie stačit – uživatelské prostředí bylo nepřívětivé, systém pomalý a chyběly vlastnosti jako fulltextové vyhledávání. Po důkladném prozkoumání vybral ing. Miloslav Běťák, jenž má na starosti řízení ekonomických a technicko-hospodářských oblastí Diakonie ČCE, z šesti různých systémů pro podporu centrální správy dokumentů s řízením pomocí workflow cloudové řešení DMS eDoCat od společnosti Onlio.
„Výběr nového systému je vždy obtížný, my jsme ale dobře věděli, jaké funkce potřebujeme a co od nové platformy očekáváme,“ říká Miloslav Běťák, MPH, statuární náměstek ředitele Diakonie Českobratrské církve evangelické a jednatel Diakonické servisní agentury. „Vedle pokročilých funkcí pro správu dokumentů je pro nás zásadní intuitivní uživatelské ovládání, špičková podpora ze strany dodavatele a jistota dalších inovací. Zkrátka jsme chtěli kvalitní a prověřené řešení, které s námi vydrží déle, než je morální životnost jedné konkrétní verze.“
Nasazení systému DMS eDoCat předcházela podrobná analýza potřeb, která ukázala smysluplnost očekávaných funkcionalit a odhalila potenciál pro další zefektivnění práce Diakonie pomocí postupů přizpůsobených potřebám konkrétních skupin zaměstnanců. Celý proces od závazné objednávky po zahájení ostrého provozu přitom trval pouhé jedno čtvrtletí. Prostřednictvím nového řešení nyní s dokumenty pracuje přes čtyři sta uživatelů z celé Diakonie, asi čtvrtina z nich každodenně. DMS si přitom musí poradit s velkým množstvím dat – v polovině roku 2017 šlo o několik stovek tisíc.
„Náš DMS systém eDoCat staví na otevřených technologiích, vedle komunitní varianty DMS Alfresco Community Edition, která tvoří základ celého řešení, jde o linuxovou distribuci CentOS a databázovou platformu PostgreSQL. Ty jsou vhodné i pro nasazení v náročném podnikovém prostředí a máme díky nim vysokou jistotu spolehlivosti, bezpečnosti i dlouhodobé udržitelnosti,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která celé řešení dodala.
Mezi hlavní přínosy DMS patří komplexní podpora sdílení, evidence a řízení všech dokumentů v rámci celé Diakonie, od úseku ředitelství až po organizační jednotky. Běžní uživatelé oceňují intuitivnost ovládání i pokročilé fultextové vyhledávání, jehož součástí je i našeptávač umožňující přechod k dokumentu bez nutnosti dokončit celé vyhledávání. Hledání lze také omezit na třídu obsahu a snížit tak množství zobrazovaných výsledků. Uživatelské rozhraní je velmi rychlé a k provedení jakékoli operace stačí pár kliknutí myší.
Díky cloudové podobě je DMS eDoCat zcela nezávislý na informační architektuře Diakonie. Za pozornost stojí i krátká doba návratnosti investic, která v případě Diakonie ČCE nepřesáhla horizont jednoho roku a je kladně ovlivněna i vysokými časovými úsporami při provádění běžných činností – ročně díky DMS eDoCat ušetří uživatelé cca 800 hodin svého produktivního času.
Implementace v číslech:
- DMS eDoCat Cloud na platformě Alfresco Community Edition verze 5.1
- model software jako služba (SaaS) bez vysokých počátečních investic
- ostré nasazení 3 měsíce po objednávce
- zefektivnění a automatizace interních procesů
- licence pro neomezený počet uživatelů, se systémem jich nyní pracuje 400
- vstupní náklady do 100 tisíc korun bez daně
- návratnost investice v horizontu 1 roku
- stovky tisíc uložených dokumentů
- úspora 800 hodin produktivního času zaměstnanců ročně
O společnosti Onlio, a.s.
Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu DMS pod vlastní značkou eDoCat. Řešení eDoCat DMS získalo řadu ocenění a mnoho spokojených klientů, ať v provozu na serverech klienta, nebo jako cloudová služba. Společnost je též dlouhodobým hráčem na trhu komplexních dodávek vysoce profesionálních webových prezentací, sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí našeho zájmu je Atlassian, kde jsme jediný platinový partner v České republice. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů. Je volbou helpdeskově orientovaných firem, přes projektové řízení nebo procesně orientovaných společností.
V neposlední řadě je společnost Onlio připravena vyhovět požadavkům klientů na integraci i stávajících řešení a v každodenním provozu je schopna poskytnout excelentní podporu a rozvoj softwaru. Více na www.onlio.com.
O Diakonii Českobratrské církve evangelické
Diakonie Českobratrské církve evangelické je druhou největší nestátní organizací poskytující sociální služby v České republice a denně pomáhá tisícům lidí v nepříznivých životních situacích. Její poslání vychází z křesťanských hodnot a pomoc poskytuje všem potřebným bez jakéhokoli rozdílu. Diakonie ČCE provozuje více než 140 zařízení a její tým tvoří přes 2000 pracovníků a tisícovka dobrovolníků. Při naplňování své klíčové role spolupracuje s mnoha partnery po celém světě a je také jedním z 46 členů platformy Eurodiakonie.