GDPR a zásadní změny v oblasti personální politiky

Mezinárodní advokátní kancelář Taylor Wessing se zaměřuje i na oblast personalistiky a nejzásadnější vliv GDPR na ni. Jednou z důležitých změn je i povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Dohady jsou stále při pořizování fotografií zaměstnanců za účelem zveřejnění na firemních identifikačních kartách i k zacházení s osobními údaji v rámci marketingu, HR nebo propagace firmy.

Karin Pomaizlová, partnerka Taylor Wessing Praha a expertka na GDPR k tomu dodává: “Pro státní orgány, veřejné instituce a některé soukromé firmy po vstupu GDPR v účinnost vznikne povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Je zde tedy momentálně velká poptávka po odbornících, kteří mají odborné znalosti v oblasti práva, ale i z praxe v oblasti ochrany osobních údajů. Díky velké poptávce je i velmi těžké takové odborníky v takovém množství zabezpečit. Jinak nevidím v oblasti personalistiky výslovně žádné zásadní změny. Obecně GDPR klade mimo jiné důraz na to, aby nebyly shromažďovány a zpracovány osobní údaje nad nezbytný rozsah, aby nebyly osobní údaje uchovávány po dobu delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, a aby byly řádně zabezpečeny. Nejde ale o nové povinnosti, tyto zásady platily pro zpracování osobních údajů již od roku 2000 podle zákona o ochraně osobních údajů.”

Problematika pořizování fotografií zaměstnance za účelem zveřejnění na firemních identifikačních kartách

Stejně jako je tomu doposud, stále platí podle občanského práva, že „zachytit jakýmkoliv způsobem podobu člověka tak, aby podle zobrazení bylo možné určit jeho totožnost, je možné jen s jeho svolením.“ Podle zákona na ochranu osobních údajů i podle GDPR je možné, vedle zpracování osobních údajů se souhlasem jednotlivce (např. zaměstnance), zpracovávat osobní údaje i za účelem ochrany oprávněných zájmů správce osobních údajů (zde zaměstnavatele). A Pomaizlová dodává: “V praxi není možné pořídit fotografii zaměstnance na identifikační kartu, aniž by s tím vyslovil souhlas, tj. dostavil se k fotografovi nebo přinesl vlastní fotografii. Ale zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat za účelem bezpečnosti na pracovišti, aby měl u sebe vždy viditelně kartu se svojí podobenkou. A tyto údaje pro účely evidence osob, které mají povolený vstup do budovy nebo na určité pracoviště, evidovat a dále zpracovávat.” To znamená, že zpracovávat fotografii pak může zaměstnavatel už bez souhlasu subjektu údajů, pokud se bude držet původního účelu, tj. zajištění bezpečnosti na pracovišti.

GDPR a práce s osobními údaji zaměstnanců v rámci marketingu, HR nebo propagace firmy

Představme si například situaci, kdy zaměstnavatel zveřejní fotografii zaměstnance nebo video z firemního školení nebo večírku, ve kterém je pracovník zachycen. Je to možné? Pomaizlová potvrzuje: “ Budou platit stejná pravidla jako doposud, pořizovat fotografie a jejich použití lze jen se souhlasem zaměstnanců.” Lze si představit, že v rámci nějaké firemní akce (školení, teambuilding, vánoční večírek, recepce pro klienty zaměstnavatele atd.) jsou pořizovány fotografie účastníků. Opět i zde platí obecné pravidlo občanského práva, že „zachytit jakýmkoliv způsobem podobu člověka tak, aby podle zobrazení bylo možné určit jeho totožnost”, je možné jen s jeho svolením.“  A Pomaizlová upozorňuje: “I když někdo zapózuje fotografovi, to ještě neznamená, že dal souhlas k užití dle představ organizátora akce (zaměstnavatele). Protože nejde o zpracování osobních údajů, kdy by právním titulem ke zpracování bylo plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou by byla fotografovaná osoba, nebo splnění právní povinnosti správce nebo ochrana životně důležitých zájmů oné osoby nebo jiné fyzické osoby. A nejde ani o ochranu oprávněných zájmů správce či třetí strany, kdy tyto mají přednost před zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů. Pak bude třeba si vyžádat souhlas osob na  fotografii. A to včetně zaměstnanců, aby jejich fotografie z firemní akce mohl zaměstnavatel použít pro marketingové účely v rámci propagace firmy nebo pro jiné HR účely, interně např. pro ročenku, intranetovou stránku.” To však neznamená vždy nutně získání písemného souhlasu. Záleží na okolnostech.

O Taylor Wessing:

Taylor Wessing je mezinárodní advokátní kancelář poskytující svým klientům celosvětově kompletní servis ve všech odvětvích jejich podnikání. Více než 1 200 právníků přistupuje k poradenství cílevědomě a o obchodních záležitostech klientů přemýšlí inovativně, čímž jim pomáhá uspět zejména v rychle se rozvíjejících oblastech. Taylor Wessing podporuje své klienty všude tam, kde chtějí podnikat. Celkem 33 kanceláří v Evropě, na Středních východě a v Asii, stejně tak dvě kanceláře v USA, nejsou jen symbolickým zastoupením;  jedná se o týmy se znalostí místního obchodního, průmyslového a kulturního prostředí, ale zároveň s mezinárodní zkušeností, která advokátní kanceláři umožňuje vždy poskytovat efektivní a integrovaná řešení.

 

Reklamy