Tip: jak se nenapálit při výběru systému pro EET

V prosinci 2016 odstartoval ostrý provoz elektronické evidence tržeb. Povinnost evidovat tržby platí pro ubytovací i stravovací služby, maloobchod a velkoobchod. Na trhu se objevila spousta služeb, zařízení a aplikací, které nabízí technické řešení EET. Jenže u mnoha z nich by měl potenciální uživatel zpozornět. Nízká cena služby může být vyvážena tím, že systém nefunguje optimálně. Pokud ovšem podnikatel řádně neplní své povinnosti a neodesílá údaje včas a správně, hrozí mu pokuta až 500 tisíc korun. To je likvidační především pro malé podniky. Na co si tedy dát pozor?

Zajímejte se, zda aplikace počítají s aktualizacemi

Jedna skupina systémů pro EET je zdánlivě placena jednorázově – podnikatel má dojem, že jakmile ji zakoupí, nemusí řešit nic dalšího. Druhou skupinu systémů pro EET podnikatelé využívají za měsíční poplatek.

„Na jednorázovém principu fungují hlavně různé jednoduché kalkulačky či aplikace. Jsou levnější a lákají hlavně drobné podnikatele. Přesto je třeba být u jejich pořizování obezřetný. Ptejte se, jak bude takový systém adaptovat různé potřebné aktualizace, zda se do něj promítnou případné změny legislativy. Jinak se může stát, že sice levně nakoupíte, ale za půl roku vám bude řešení k ničemu, protože se od té doby lehce změnily podmínky, na což aplikace nezvládne reagovat,“ varuje Igor Třeslín ze společnosti Storyous, která poskytuje podkladní a EET systémy pro restaurace. Právě v oblasti obchodů a pohostinství se pravidla často mění, například jde o změny sazby DPH.

Bedlivě studujte smlouvy a porovnávejte podmínky

Důkladně prostudujte všechny obchodní podmínky, reklamační řád i samotnou smlouvu. Neváhejte ji probrat s právníkem. Právě u systémů, které garantují pouze jednorázové náklady, můžete narazit na nejasnosti ve smlouvách či obchodních podmínkách. “Zaměřte se na to, zda nejsou zpoplatněné aktualizace, na ceny servisu a na jiné případné další doplatky.  Věnujte čas srovnání reklamačních řádů, tomu, jaké máte u jednotlivých společností práva a povinnosti,” říká Třeslín. Systémy by měly sloužit dlouhá léta, takže si s jejich výběrem dejte načas. Pozornost věnujte například tomu, kdo na sebe bere odpovědnost, pokud vznikla škoda kvůli nefunkčnosti systému.

Počítejte s tím, že se jednorázová řešení často mění na měsíční poplatek

Většina provozovatelů systémů, které jsou placeny jednorázově, cílí na rychlý růst klientské báze. Klienty lákají na představu nízkých dlouhodobých nákladů. Po čase ale mnoho provozovatelů systémů klientům povinně “nabízí” změnu smlouvy na měsíční poplatek. Tento krok dříve či později nastane u většiny poskytovatelů, pokud se nejedná o ty nejjednodušší kalkulačky. Je proto třeba s tím počítat.  

Zajímejte se, co se stane v případě reklamace

I u nejlepší služby nebo systému může nastat porucha. Ze zákona máte právo na reklamaci. Už dopředu před pořízením služby se ale zajímejte, co vám v takovém případě poskytovatel nabídne. „Určitě by se nemělo stát, že poskytovatel zařízení převezme k opravě, ale už neposkytne žádné záložní řešení. Podnikatele by totiž mohl zcela paralyzovat,“ vysvětluje Třeslín. Samozřejmostí by měl být plný reklamační servis a zapůjčení náhradního zařízení po dobu reklamačního řízení.

Preferujte nonstop servis

Pokud sami nepodnikáte jen mezi 9 a 17 hodinou odpoledne, je pro vás zásadní možnost řešit nenadálé problémy i mimo obvyklou pracovní dobu. Vinárny, bary, ale třeba i benzinové stanice fungují často nonstop – a tím pádem potřebují i nonstop servis. „Podpora nemusí být jen telefonická, velmi dobře fungují i online chaty. Důležité je, aby provozovatel věděl, že se mu někdo okamžitě věnuje a není třeba čekat celou noc, až se ráno operátor připojí,“ říká Třeslín.

Chtějte flexibilní operátory na zákaznické lince

Horová představa majitele malé restaurace vypadá asi takto: je půl deváté večer, všechny stoly jsou obsazené, ovšem platební a EET systém přestane pracovat. Provozní či obsluha okamžitě volá na zákaznickou linku, kde mu ovšem automat poradí, že je třeba vyčkat na přepojení, popřípadě telefon zvedne někdo nedostatečně školený. „Především tam, kde je vydáváno větší množství účtenek, je nutné vyžadovat rychlou, flexibilní a profesionální zákaznickou podporu, která okamžitě pomůže problém vyřešit. Provozovatel rychlého občerstvení nebo restaurace si totiž nemůže dovolit sedět u telefonu a čekat, až mu hovor operátor konečně zvedne. Nespokojení a netrpěliví zákazníci už by se k němu nevrátili,“ vysvětluje Třeslín. Operátor by měl problematice vašeho podnikání rozumět, být vstřícný, nápomocný a iniciativní při hledání řešení.

O Storyous:

Společnost Storyous vytváří komplexní restaurační systém. Cílí především na zjednodušení každodenních úkonů spojených s gastronomickým provozem a automatizaci procesů prostřednictvím propojení s dodavateli či účetními a hotelovými systémy. V současnosti zpracovává 10 procent obratu v české gastronomii. Majitelé restaurací mají odkudkoliv přehled o dění v podniku, o stavu skladu nebo například o příjmech a výdajích. Kromě České republiky působí také v Polsku a Španělsku. Cílem společnosti je stát se vedoucím hráčem v oblasti poskytování pokladních systémů pro gastronomii na evropské úrovni.

Reklamy