Ex s výhodami: třetina zaměstnanců má stále přístup k souborům na bývalém pracovišti

16. května 2019 – Firmy se vystavují zvýšenému riziku ztráty dat, když se nevěnuji dostatečně aktivitám současných i bývalých zaměstnanců. Jak prozrazuje nový průzkum společnosti Kaspersky Lab „Řešení digitálního nepořádku ve firmách“, více než třetina (33 %) pracovníků má stále přístup k souborům a dokumentům předchozího zaměstnavatele. To ohrožuje integritu dat, ale může mít pro firmy i další negativní důsledky.  Bývalí zaměstnanci mohou totiž data využít pro své účely, například na novém pracovišti. Mohou je ale také omylem odstranit nebo poškodit. V důsledku toho budou muset firmy do obnovy dat investovat čas a prostředky, které by mohly být vynaloženy efektivněji.

Každá firma se dnes potýká s velkým množstvím digitálních souborů, používá aplikace usnadňující spolupráci, online dokumenty a služby pro sdílení souborů. V takovém objemu pak může být složité sledovat, jaká data a kde jsou umístěna, kdo, kdy a jak k nim má přístup. Tato nepřehlednost „digitálního nepořádku“, však není jen organizační bolestí. Nezajištění dat
v online prostoru může pro firmy představovat konkurenční nevýhodu nebo dokonce bezpečnostní hrozbu.

Riziko neoprávněného přístupu k pracovním souborům může přicházet z té nejméně očekávané strany: pracovníků, kteří již ve firmě nepracují, ale nebyl jim řádně odejmut přístup k firemnímu mailu, aplikace pro komunikaci nebo dokumentů na Google. Znepokojivé je, že právě tímto způsobem může být ohroženo duševní vlastnictví firmy, obchodní tajemství nebo jiná chráněná a důvěrná data, která by mohla být zneužita kybernetickými zločinci nebo dokonce konkurenty. Mezi respondenty, kterých se společnost Kaspersky Lab ve svém průzkumu dotazovala, přiznalo 72 % práci s dokumenty, které obsahují různé druhy citlivých dat.

Studie také zjistila, že vzhledem k digitálnímu datovému nepořádku trvá zaměstnancům mnohem déle najít správný dokument nebo data uložená na různých místech. 57 % zaměstnanců má v práci potíže najít potřebný dokument nebo soubor. Stejný počet (58 %) také používá stejné zařízení v práci I pro soukromé účely. Informace na různých zařízeních tak mohou být duplicitní nebo dokonce zastaralé, a to může při práci způsobovat zmatky a chyby. Tento digitální nepořádek může také vést k ohrožení dat, pokud padnou do rukou třetí strany nebo konkurenta. Důsledkem pak mohou být pokuty a soudní spory s klienty kvůlli porušení dohod
o mlčenlivosti nebo nařízení o ochraně osobních údajů.

O závažnosti problematiky správného nastavení přístupu zaměstnanců k jejich pracovním prostředkům svědčí i fakt, že téměř třetina (29 %) pracovníků připouští, že sdílí své uživatelské jméno a heslo s kolegy. Častým jevem v dnešní kultuře společných kancelářských prostor
a týmové práce je I to, že si zaměstnanci nenastavují své osobní hranice. Se svými kolegy sdílejí vše, od kancelářských sponek, nápadů a pracovních stolů, až po svá zařízení. Neopatrné zacházení s hesly a laissez-faire postoj k citlivým firemním údajům se mohou zdát neškodné
a nemusí nutně vést k jejich zneužití. Poukazuje to však na potřebu širšího vzdělávání zaměstnanců o rizicích.

„Nepořádek v digitálních souborech a nekontrolovaný přístup k datům mohou někdy vést
k zneužití a kybernetickým incidentům. Ve většině případů ale pravděpodobně zapříčiní narušení chodu kanceláře, ztrátě času a energie spojené s obnovou dat. Zejména pro malé a rozvíjející se firmy, které usilují o efektivitu a konkurenceschopnost, je to velmi nežádoucí situace. Snaha o zpřehlednění, pečlivé řízení přístupových práv a používání řešení kybernetické bezpečnosti neznamená jen ochranu před kybernetickými útoky. Je to také záruka efektivního a plynulého fungování. Jen pokud jsou všechny soubory na správném místě, mohou se zaměstnanci věnovat své práci a mít k dispozici všechna data, která potřebují,“ říká Sergey Martsynkyan, vedoucí B2B produktového marketingu společnosti Kaspersky Lab.

Chcete-li zajistit, aby digitální nepořádek nekomplikoval vaše postupy zabezpečení dat, mohou vám následující kroky pomoci zvýšit přehlednost:

  • Nastavte zásady přístupu k firemním datům, včetně e-mailových schránek, sdílených složek, online dokumentů: všechna přístupová práva by měla být zrušena, jakmile zaměstnanec opustí firmu.
  • Pravidelně upozorňujte zaměstnance na pravidla kybernetické bezpečnosti společnosti, aby porozuměli tomu, co se od nich očekává, a stalo se to pro ně samozřejmostí.
  • K ochraně firemních dat uložených v zařízeních použijte šifrování. Zálohujte data, aby byla zabezpečená a dostupná, kdyby došlo k nejhoršímu.
  • Podporujte mezi zaměstannci správné zacházení s hesly, jako například nepoužívání osobních údajů nebo jejich sdílení s kolegy I mimo firmu. Také funkce Password Manager v bezpečnostním softwaru může pomoci udržet hesla a důvěrná data v bezpečí.
  • Používáte-li cloudové služby, můžete si vybrat bezpečnostní řešení, které odpovídá velikosti vaší firmy: Kaspersky Endpoint Security Cloud pro malé a střední podniky, a Kaspersky Small Office Security pro podniky s méně než 25 zaměstnanci.Tyto produkty kombinují jednoduchou správu s osvědčenými ochrannými prvky pro všechna zařízení, která zaměstnanci používají.

Více informací o tom, jak předejít digitálnímu nepořádku na vašem pracovišti a kompletní report najdete na této webové stránce.

O společnosti Kaspersky Lab

Kaspersky Lab je mezinárodní společností, která se zabývá kybernetickou bezpečností již více než 21 let. Své rozsáhlé odborné znalosti kybernetických hrozeb využívá Kaspersky Lab při vytváření bezpečnostních řešení a služeb nové generace zaměřených na ochranu podniků, kritické infrastruktury, vládních organizací a uživatelů po celém světě. Portfolio společnosti zahrnuje špičkové zabezpečení koncových bodů a specializovaná bezpečnostní řešení a služby sloužící k ochraně proti sofistikovaným a neustále se vyvíjejícím digitálním hrozbám. Technologie Kaspersky Lab chrání celosvětově více než 400 milionů uživatelů a 270 tisíc korporátních klientů. Více se dozvíte na www.kaspersky.cz.

Reklamy