Síla týmů se na home office může vytrácet. Odborníci radí, jak z pracovních omezení vytěžit maximum

Brno, 29. dubna 2021 – Za poslední rok se podoba práce zaměstnanců změnila k nepoznání. Především plošné zavedení home office, které mělo být zpočátku jen dočasným opatřením, je pro mnohé už více než rok každodenní realitou. Co ale dělat, když se při práci z domova ztrácí motivace, zaměstnanci přestávají komunikovat a dříve fungující tým se rozpadá na skupinu solitérů? Odborníci na personalistiku dali dohromady několik rad, jak udržet tým v chodu, i když pracovní podmínky nejsou ideální.

Podle HR agentur řeší firmy motivaci zaměstnanců v posledním roce obzvlášť intenzivně. Řádu podle nich pomáhá pravidelnost v týmových online schůzkách, ať už s celým týmem, nebo jen zaměstnance s přímým nadřízeným. „Zároveň je také dobré stanovit dny, kdy se schůzky (minimálně ty interní) nekonají, a je tak možné soustředit se na práci,“ upozorňuje Alžběta Honsovápersonální agentury Randstad. Jaké další zásady pomohou udržet pracovní tým v kondici?

Udržte kolektiv pohromadě. Pomůže sport i vědomostní kvízy

Funkční tým je pro práci na projektech nepostradatelný. „My v MoroSystems máme hodně společenskou kulturu, takže všem znatelně chybí obyčejné možnosti jako zajít s kolegou na pokec u kafe v kuchyňce nebo na popracovní pivo. Snažíme se tyto kontakty nahrazovat, jak se dá. Zavedli jsme například možnost připojit se během dne do virtuální kuchyňky, zahrát si společně online hry, přidat se k online cooking class nebo dát si remote pivo. Vím, že kolegové si hodně chybí, takže tohle je možnost, jak být v kontaktu i mimo firemní porady,“ popisuje Michaela Škrobáková z HR týmu softwarové společnosti MoroSystems, která má na starosti mimo jiné spokojenost zaměstnanců.

Podle Vojtěcha Bednáře z poradenského institutu Firemní sociolog jsou právě aktivity jako hry a soutěže pro podporu kolektivního ducha ideální. „Může to být ale také například skládání se na dobročinný účel nebo sportovní výzva, kdy členové týmu sportují a virtuálně sdílejí své pokroky a trasy. Zaujal mě například nápad, že každý člen týmu dostal na účet malou částku, za kterou měl (sám sobě) pro virtuální setkání pořídit občerstvení, a vítězem soutěže se stal ten, kdo za ony dvě stovky pořídil nejluxusnější. Vyhrál to samostatný lanýž,“ popisuje sociolog. „Možností je zkrátka mnoho a kreativita je velmi vítána. A nejlepší je, pokud přijde od samotných členů týmu,“ dodává.

Porady, porady a porady

Při práci na dálku je podle odborníků klíčové vytvořit a udržet fungující rytmus komunikace a plnění a hodnocení úkolů. „Základem jsou pravidelné týmové online porady, které často mají i funkci jakéhosi ‚denního nástupu‘. Někde jsou skutečně denně, někde několikrát do týdne, ale v jasně daných časech a trvání,“ popisuje Honsová s tím, že minimálně prvních 5–10 minut by mělo patřit takzvanému small talku. Nadřízení by se při něm měli zajímat, jak se jejich kolegové mají, jak se cítí a podobně.

Celofiremní či celotýmové porady ale nejsou dostatečné. „Největší váha zodpovědnosti leží na přímém nadřízeném, protože ať už management nastaví pravidla jakkoli, ve finále rozhoduje to, jak funguje nejbližší vedení. Nadřízený by měl vědět o tom, co jeho podřízení dělají, denně s nimi mluvit, a to i individuálně,“ upozorňuje Bednář.

Rodiče, nebo zaměstnanci? Netrvejte na striktní pracovní době

Při dobrém nastavení systému nemusí být problém plnit úkoly kvalitně a v termínech a firmy pokles motivovanosti zaměstnanců vůbec nepocítí. „Jako IT firma máme u lidí zkušenost s prací na dálku už z doby před pandemií, takže tento způsob je pro většinu lidí bez problémů. Obtížnější je ale pro některé sladění pracovního života se starostí o děti, které zůstaly doma,“ popisuje Škrobáková z Morosystems. S tím by měli zaměstnavatelé počítat a netrvat například na dodržování lhůty 9–17, kdy musí být pracovník plně k dispozici, protože člověk nemůže fungovat jako stroj. „Sama jsem si také ze začátku 

nastavovala meetingy hned za sebou, když nemusím přebíhat mezi místnostmi. Člověk rychle sklouzne do toho, že ve 14:59 končí jeden meeting a v 15:00 mu začíná další. Teď už vím, že je mezi nimi potřeba minimálně pauza na to se protáhnout a přepnout kontext,“ vypráví Škrobáková.

Pozor na příliš velké projekty

Projekty je vhodné rozdělit na menší úkoly, které si může zaměstnanec s vedoucím průběžně procházet a hodnotit. „Velice důležitá je pravidelná a hlavně konkrétní zpětná vazba a zadávání pokud možno konkrétních, dosažitelných a snadno kontrolovatelných úkolů. Velmi se osvědčily pravidelné individuální týdenní brífinky a mini hodnocení. Samozřejmě pro motivaci velmi pomůže, když zaměstnanec dostane od nadřízeného pochvalu, nebo ještě lépe odměnu a nejlépe nejen finanční. Základ je ale v pravidelném kontaktu, v přehledu nadřízeného o situaci, v přiměřeném přísunu úkolů a v pochvale,“ radí Bednář.

Pozitivní pohled do budoucnosti

Přestože jsou neustálé změny vládních nařízení pro zaměstnance i celé podniky stresující a zneklidňující, mohou pracovní kolektivy i efektivitu práce ve výsledku posílit. „Přišla jsem na to, že jsem doma často produktivnější, zvládnu víc úkolů a lépe se soustředím na určitý typ práce, například koncepční, strategické věci nebo psaní textů,“ zamýšlí se Škrobáková z MoroSystems.

Zaměstnavatelé se podle ní do budoucna nebudou muset obávat nechat v případě zájmu zaměstnance doma, když budou vědět, že jim toto nastavení funguje, a navíc jim mohou ušetřit čas a náklady na cestu do práce. V mnoha firmách se tak podle ní stane tato možnost novým standardem.