Whistleblowing pomůže firmě ušetřit a zlepšit firemní kulturu

Ochrana oznamovatelů protiprávních jednání je zatím právně ošetřena pouze u zaměstnanců státní správy. To se ale pravděpodobně brzy změní a bude se s ní muset seznámit i většina společností na trhu. Přichází totiž nová legislativa, která ze zavedení whistleblowingu ve firmách dělá povinnost. Co to v praxi znamená a jaké nejčastější prohřešky zaměstnanci nahlašují? To a více se dozvíte v článku.

Anglický termín whistleblowing, tedy doslova hvízdání na píšťalku, znamená v praxi upozornění na nějakou nekalou aktivitu. Spojený máme tento pojem zejména se jmény, jako je Edward Snowden, nebo v našem kontextu Libor Michálek, nyní se ale s tímto pojmem díky směrnici EU 2019/1937 z konce roku 2019 budeme pravděpodobně setkávat častěji. Členské státy mají povinnost implementovat směrnici do vlastních legislativ a Česká republika už se do toho pustila. Návrh zákona o ochraně oznamovatelů tak je aktuálně v prvním čtení. 

„Jeho navrhovaná účinnost je stanovena od 17. prosince letošního roku, na projednávání před podzimními sněmovními volbami tedy mnoho času nezbývá. Ze zkušenosti ale můžeme říct, že podobné zákony většinou bývají schváleny včas,“ říká Barbora Suchá, advokátka z EY Law.

Pro společnosti to bude znamenat povinnost zavést vnitřní oznamovací systém a plnit i další povinnosti podle zákona a evropské směrnice už od 31. března 2022.

Kroky implementace whistleblowingu do firem

Pokuta až milion nebo 5 % obratu

Povinnost zavést „whistleblowingová“ opatření budou mít všechny společnosti, které v předchozím kalendářním čtvrtletí evidovaly alespoň 25 zaměstnanců. Týká se to všech zaměstnavatelů, tedy např. i neziskových organizací, a za zaměstnance se v očích tohoto návrhu zákona považují i lidé pracující na dohody o provedení práce.

V případě porušení těchto povinností je postih firmy definován podobným způsobem, jako u GDPR, tedy pokuta až do výše jednoho milionu korun, nebo pěti procent z čistého obratu,“ dodává Barbora Suchá z EY.

Narušení atmosféry se nemusíte obávat

Mnozí majitelé nebo CEO se obávají, že whistleblowing může zhoršit vztahy mezi zaměstnanci nebo atmosféru ve firmě. Nicméně to tak rozhodně být nemusí – poslední globální průzkum společnosti EY na téma podvodů a korupce ukázal, že právě morální integrita společností je důležitá pro celých 97 % vedoucích pracovníků. A výsledky z České republiky ukazují shodou okolností úplně stejné číslo.

Whistleblowing navíc kraluje i mezi způsoby odhalování podvodů – podle loňské globální studie Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) má celých 43 % odhalení podvodů původ právě v oznámení, a to nejčastěji od zaměstnanců (50 %). 

„Náklad na provoz oznamovacího systému se může pro středně velkou firmu pohybovat v nižších statisících korun ročně, naopak zaměstnání jednoho interního auditora vyjde ročně zhruba na milion korun,“ vypočítává Tomáš Kafka, partner ve Forenzních službách a podpoře integrity společnosti EY. „Z globálních studií navíc vyplývá, že počet podvodů odhalených interním auditem je téměř třikrát nižší, než co odhalí zaměstnanecká oznámení. Troufám si tak říct, že je to nerovný boj jak v nákladovosti, tak v efektivitě.“

Příklady přestupků 

Relevance vs. vyřizování účtů

Ve vztahu k whistleblowingu ve firmách často panují také obavy z toho, že by zaměstnanci mohli platformu místo k nahlašování protiprávních jednání využívat k osobním pomstám nebo jako kanál k vyjadřování vlastní frustrace např. z nadřízeného. Ve světě se nicméně ukazuje, že je systém takto zneužíván jen velmi zřídka. Podle průzkumu společnosti Expolink z roku 2019 nedochází u 54 % dotazovaných společností ke zneužívání oznamovacích linek buď nikdy, anebo jen zřídka. Podle 26 % z nich bylo navíc více než 40 % zaznamenaných podání opodstatněných. Naopak, že u nich kanály pro whistleblowing někdo pravidelně zneužívá, zaznamenalo jen 2,6 % respondentů.

„Průměrná organizace ztrácí kvůli podvodům 5 % svých příjmů. Správně nastavený oznamovací systém je může pomoci nejen odhalit, ale také je odhalit dříve než stačí způsobit větší škodu,“ vysvětluje Tomáš Kafka z EY. „Kromě detekce už proběhlých či probíhajících podvodů má navíc systém i preventivní funkci. Pomáhá posilovat pozitivní firemní kulturu ve společnosti a chránit reputaci firmy. V neposlední řadě pak jen přítomnost tohoto systému může mít odstrašující efekt na ty, kteří o nekalých praktikách uvažují.“

Platforma NNTB „Nenech to být“ 

S řešením anonymního oznamování protiprávního jednání přišli také mladí zakladatelé startupu FaceUp Techology, Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm, kteří vytvořili platformu NNTB.cz („Nenech to být“) Ta byla nejprve určena pouze pro školy a žáky, kteří chtěli skrz NNTB upozornit na šikanu. Postupně se na ně ale začaly obracet i firmy a zaměstnanci s tím, že by podobou platformu ocenili také ve firemním prostředí. 

„Původně jsme to brali jako aplikaci proti školní šikaně a najednou se z toho stal dobrý nástroj pro HR i compliance, skrz který se mohou zaměstnanci svěřit s čímkoliv, co je trápí a není snadné o tom mluvit osobně. Dnes nás již kromě 2 000 škol používají také desítky firem, některé jako HR nástroj, jiné jako zdroj upřímné zpětné vazby pro vedení, a spousta dalších jako propracovaný whistleblowingový kanál. Důležité je, že v NNTB nekončíme oznámením, odesílatel může s řešitelem dále anonymně komunikovat a vše vyřešit,“ vysvětluje Jan Sláma.

Co má dělat zaměstnanec, pokud zjistí nekalé praktiky na straně zaměstnavatele

1.) Prostřednictvím oznamovacího kanálu informovat o podezření či incidentu (např. napsat email/dopis příp. zavolat na dané telefonní číslo)

2.) Detailně a konkrétně popsat podezření či incident – uvést přesná fakta. Připojit podpůrné dokumenty, pokud existují.

3.) Napsat své jméno a kontaktní údaje v případě, že osoba nechce jednat anonymně

Účinnost oznamovacího systému prozradí několik ukazatelů

Zda je oznamovací systém ve společnosti nastaven správně, můžeme hodnotit podle několika ukazatelů.

 „Při nastavování tohoto systému je klíčová zejména podpora vedení. Zaměstnanci musí věřit, že nebudou penalizování za to, že o problému promluví,“ zdůrazňuje Tomáš Kafka z EY.Dále je důležité zvolit správnou platformu, jasně a zřetelně její užívání komunikovat a zvolit důvěryhodnou odpovědnou osobu, za kterou se zaměstnanci nebudou bát chodit, a u níž budou věřit, že se za ně postaví, půjde-li takříkajíc do tuhého.“