Praha, 5. června 2025 – Účetní oddělení bez šanonů, bez ručního přepisování dokladů a bez nekonečných podpisových koleček… Digitalizace není nesmysl, je to realita, která může přinést konkrétní výsledky. „Zavedení softwarového robota pro obsluhu datové schránky nám ušetřilo dvě třetiny úvazku asistentky,“ říká Jan Kotala, daňový poradce a jednatel společnosti EKP Advisory. Automatizace účetnictví, výkazů a mzdových procesů může tedy firmám reálně snížit náklady a eliminovat chyby. To vše se ale neobejde bez dobrého plánu.
„Digitalizace samozřejmě pomáhá, ale vždycky říkám, že musí být promyšlená. Nestačí jen koupit software, je potřeba jasně nastavit procesy a informační toky. U nás tomu interně říkáme jízdní řád a samozřejmě podle něj jedeme také,“ říká Jan Kotala, který se digitalizací účetních oddělení zabývá od roku 2019.
Od dokumentu až po reporting
Účetnictví se podle něj skládá ze tří navazujících fází – zpracování dokladů (DMS systémy jako například Wflow), ERP systémů a následného reportingu. „U firmy s tržbami nad 10 milionů korun už není možné řídit podnik podle pocitu. Manažeři potřebují mít data pohromadě a přehledně – k tomu slouží reporting, ideálně třeba v Power BI,“ vysvětluje Kotala.
Robot je kolega, ne hrozba
Zkušenost ukazuje, že digitalizace není jen pro velké podniky. Například robotizace odesílání datových zpráv pomocí nástroje AutomationDock ušetřila v EKP Advisory práci asistentce o cca 15 hodin týdně. K tomu firma využívá i cloudové účetní systémy, docházkové aplikace jako Giriton, nebo vytěžování faktur přes Wflow či Rossum. „Díky digitalizaci můžeme mít plně funkční finanční a mzdovou účtárnu nejen v Praze, ale i v Jihlavě nebo ve Svitavách,“ uvádí Jan Kotala. První vlaštovkou u nich byla digitalizace dokumentů přes Wflow v roce 2019. Od té doby firma nasadila online reporting a softwarové roboty pro automatické odesílání datových zpráv.
AI čte faktury, lidé to kontrolují
Ačkoliv umělá inteligence dokáže faktury číst s nízkou chybovostí, stále je podle Kotaly nezbytná lidská kontrola. Přesnost je vysoká, ale chyby kolem 10 % jsou prý stále realitou. „Stroje jsou rychlejší, ale kontrolu musí dělat člověk, ideálně asistentka, která je levnější než účetní. AI například často nepozná, jestli je to šestka nebo devítka.“ Jan Kotala má i netradiční přístup ke starým fakturám, ve své sbírce má dokonce fakturu z roku 1890. „Rámuji je a věším na zeď – jako připomínku, že papír do účetnictví dnes už nepatří,“ usmívá se.
Více informací naleznete na webu www.ekp.cz.
O společnosti:
EKP Advisory, s. r. o., je dynamickou a inovativní poradenskou společností, která pomáhá klientům v oblasti daní a účetnictví. Firmu založil v roce 2015 Jan Kotala a Lukáš Eisenwort. Od svého založení se společnost postavila do popředí na trhu díky své expertíze v oblasti účetnictví, zpracování mezd, přípravy daňových přiznání a komplexního účetního reportingu a controllingu. EKP Advisory se věnuje i poradenství při restrukturalizaci společnosti, přesunech majetku či vypracování znaleckých posudků. Specializují se zde na podporu malých a středních firem a startupů, kde hraje klíčovou roli nastavení efektivních procesů již od samého počátku. Firma se aktivně zaměřuje na digitalizaci a pro své klienty využívá moderního softwaru jako nedílného nástroje. Jak Jan Kotala, tak i Lukáš Eisenwort a Jan Tecl (partner společnosti) směřují svůj tým k neustálému vzdělávání v oblasti daňové legislativy. Vedou a organizují množství seminářů a podílejí se na edukaci dalších odborníků a finančních ředitelů.