Šanony jsou pravěk. Firmy teď spíš řeší, jak si udělat pořádek v digitálních archivech, říká expert

Složky na firemních počítačích a noteboocích, USB disky, firemní server, cloud nebo e-mailové účty a datová schránka. To jsou všechno místa, kde se mohou hromadit důležité firemní dokumenty. Jak je ale dostat na jedno místo, aby k nim měli přístup všichni zaměstnanci, a přitom každý jen k tomu, co mu podle firemní hierarchie náleží? Jak v takovém univerzálním archivu vyhledávat a jak zajistit, aby byl bezpečný a nemohl ho někdo zneužít? „Základním prvkem je Paperless archiv,“ říká Michal Vejvoda, Business Development ve společnosti Software602.

Většina firem už upouští od klasických papírových archivů s šanony plnými dokumentů. Důležitá data ukládají digitálně, ovšem na různá místa. Jak by podle vás měla fungovat kvalitní archivace dokumentů?

Prvním dobrým krokem je již samotný přechod od papírových archivů do elektronické podoby. V dnešní době vzniká 99 % dokumentů v digitální podobě a máme podmínky s dokumenty takto pracovat po celý jejich životní cyklus bez nutnosti tisku. 

K tomu je nutné využít nástroje, které zajistí právní účinky dokumentů v digitální podobě, jednotnou evidenci a papírové šanony mohou být snadno nahrazovány.

Když se bavíme o dokumentech, nejde pouze o smlouvy a jejich dodatky, faktury či objednávkové listy. Důležité jsou i některé e-maily, zprávy z datových schránek, ale třeba i fyzické dopisy. Jak se to všechno dá uchovat na jednom místě, aby k tomu měli přístup všichni to zaměstnanci, kteří to potřebují?

Základním prvkem je Paperless archiv. Smlouvy, faktury, datové zprávy a vše ostatní bude dostupné z jednoho místa a online dle potřeby zaměstnanců. 

Je takový centralizovaný archiv všech dokumentů bezpečný? Neriskuje tím firma víc, než kdyby měla dokumenty uloženy na několika různých místech?

Jednotným místem, ve kterém jsou dokumenty uloženy, naopak šetří čas svých lidí a bezpečnost je vždy zaručena. Přístup do archivu je autorizován pro každého uživatele. 

Jak takový Paperless archiv funguje? Když například potřebuji najít smlouvu, u které vím, s kým se uzavřena, ale žádné další informace si nepamatuji?

Smluv a jiných dokumentů mohu mít ve firmě velké množství. Základem pro snadné vyhledání je zajištění jejich evidence společně s informacemi (matedaty), které popisují vlastnosti dokumentu. U smlouvy to bude např. cena, dodavatel, období uzavření smlouvy apod. Tyto informace, které eviduji společně s dokumentem při vložení do archivu, využiji jako klíčové slovo pro vyhledávání a smlouvu snadno najdu v rámci dohledaných dokumentů.

Některé firemní dokumenty jsou citlivé a přístup by k nim měl mít jen nejužší management. Jak zabránit, aby se k nim v Paperless archivu nedostali další zaměstnanci?

Pro každého uživatele (zaměstnance) se nastaví oprávnění pro přístup k vybraným typům dokumentů. Všechny dokumenty, tak najdu na jednom místě, ale vždy mám bezpečnou záruku, že uživatel má přístup pouze k vybraným dokumentům, na která má oprávnění. Citlivé dokumenty zůstanou jen pro vybranou skupinu uživatelů. 

Co když některý zaměstnanec s přístupem do tohoto archivu odejde z firmy nebo je propuštěn? Nemohl by na dokumentech napáchat škodu?

V takovém okamžiku je možné mu přístup k dokumentům ihned odepřít. Zároveň je možné ověřit, s jakými dokumenty pracoval.

A když se někdo pokusí citlivé dokumenty upravit?

Dokumenty určené k archivaci jsou opatřeny certifikáty v podobě aplikovaného elektronického podpisu, časového razítka, nebo pečetě. Tyto prostředky zaručují nemožnost dokumenty upravovat.

Co všechno jde vlastně na Paperless archiv napojit? A jak se do něj dostanou fyzické dokumenty, třeba klasické doporučené dopisy a papírové smlouvy?

Paperless archiv je možné napojit (integrovat) na interní systémy dle potřeby. Fyzické dokumenty mohu snadno scanováním převést do digitální podoby a poté zpracovat pro elektronickou archivaci. 

Splňuje toto řešení evropské nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS)?

Paperless archiv poskytuje nástroje pro zajištění dokumentů zcela v souladu s nařízením eIDAS, takže dokumenty takto archivované jsou akceptovatelné nejen pro ČR, ale v rámci celé EU.

Jakým způsobem se Paperless archiv implementuje ve firmě? Nenaruší to běžný provoz společnosti?

Na začátku se definují typy dokumentů určené pro archivaci a bez narušení běžného provozu se uživatelům poskytne nové jednotné místo, kde najdou své dokumenty a kam se je naučí nově ukládat.

Jak je toto řešení nákladné a na čem závisí konečná cena?

Implementace Paperless archivu je samozřejmě o investici do samotného řešení a vliv má počet dokumentů, které jsou archivovány. Pokud vezmeme srovnání s přínosem pro uživatele ve smyslu zjednodušení práce s čistě digitálním obsahem, dostupností dokumentů, zajištění bezpečnosti a odstranění nákladů, které souvisejí s archivací listinných dokumentů je tato změna myslím správným směrem.

Co když se firma rozhodne, že chce přidat nějaký zdroj dokumentů, nebo naopak z Paperless archivu jiný zdroj vynechat?

Kdykoliv je možné zdroj dokumentů přidat, nebo naopak vynechat dle potřeby dané organizace, tak jak se v čase její práce s dokumenty vyvíjí.

Při vzdáleném přístupu do Paperless archivu je možné používat jakékoli zařízení, nebo to musí být zařízení, které je nějak speciálně ověřeno a verifikováno pro používání archivu?

Přístup do archivu je možný jak z klasického PC, tak i mobilního zařízení. Přístup do archivu je samozřejmě autorizován, takže je zajištěna bezpečnost dokumentů a přístup k nim.

Jaká je životnost takového archivu?
V praxi delší než naše…😊 Archiv je připraven na potřeby dokumentů, které vyžadují desítky let archivní péče a životnost není nijak omezena. Navíc dokumenty jsou ošetřeny takovým způsobem, že i po vyjmutí z archivu je možné vždy ověřit jejich původ a nezaměnitelnost, takže obstojí v případě potřeby prokázání jejich pravosti zcela samostatně.