Konec improvizací! Software602 spouští kampaň na pomoc českým firmám s digitalizací

Klíčová aplikace Sofa pro oběh a zpracování dokumentů automatizuje evidenci smluv a s dokumenty pracuje po celou dobu jejich životnosti až po archivaci a skartaci. Podepisovat elektronicky je lze odkudkoli, kde je internet – třeba z mobilu.

Praha 1. června 2021 – Oprostit se od papírových dokumentů, ale také od nutnosti osobní přítomnosti v kanceláři při schvalování a podepisování smluv, objednávek či žádanek pomáhá firmám česká společnost Software602. V květnu spustila kampaň na nejnovější verzi aplikace Sofa určenou pro interní oběh dokumentů, jejich zpracování, schvalování, elektronické podepisování, ověřování či archivaci.

Kampaň směřuje do printu, online médií a na vybrané outdoor reklamní plochy v Praze, a jejím cílem je přimět co nejvíce českých firem, aby přešly na digitální řešení oběhu dokumentů. „Tímto způsobem může firma plnohodnotně fungovat, i když její zaměstnanci nejsou v kanceláři, ale jsou třeba na home office, služební cestě nebo z jakéhokoli důvodu nemůžou být fyzicky v zaměstnání,“ vysvětluje Ladislav Zdobinský, ředitel marketingu Software602. Potřebu takového řešení firmy pociťují už od loňského března, kdy nastoupila první vládní opatření proti šíření koronaviru a řada společností přecházela ze dne na den na hromadný home office.

Jednoduché napojení na datové schránky a oběh datových zpráv

Sofa umožňuje integrovat všechny dokumenty, které přicházejí do firmy, do jednoho prostředí, kde je lze jednoduše roztřídit, přiřadit k odpovědným pracovníkům, nechat schválit a elektronicky podepsat a následně odeslat, případně je upravovat a následně bezpečně archivovat. Například u smluv Sofa dokáže automaticky vytvořit evidenční číslo a poté s nimi elektronicky nakládá po celou dobu jejich životnosti až po archivaci a skartaci. Manažer může takovou smlouvu podepsat i cestou na obchodní schůzku, aniž by se poté musel vracet do kanceláře. Stačí k tomu pouze připojení k internetu a mobil. Odpadá i složité archivování dokumentů ve fyzických šanonech, s hlavní výhodou rychlého vyhledání v elektronické podobě.

Velmi přínosné je i podepisování dokumentů pomocí tzv. podpisové knihy. Když je třeba podepsat nějaký dokument, zadavatel zapíše požadavek na podpis dokumentu, může zvolit konkrétní kategorii dokumentů, zadá osoby, které mají dokument podepsat a odešle jim ho k podpisu. Ty po notifikaci dokument prohlédnou, mohou k němu připojit svůj komentář a umístit na dokument podpis. Po podpisu všech vyžadovaných osob lze zároveň takový dokument zaarchivovat podle všech platných předpisů České republiky i Evropské unie (eIDAS).

Sofa má přednastavenu i sadu agend, další se dají uzpůsobit na míru konkrétní společnosti nebo si je pomocí Designera agend navrhnete sami. Aplikace nativně integruje i ovládání datových schránek, a to i víc najednou v rámci jednoho účtu. Odpadává tak složité logování do datové schránky, přihlášení je jednotné: stačí se zalogovat do Sofa a ti, kdo k tomu mají ve firmě práva, můžou přes tuto aplikaci přijímat a zasílat datové zprávy a rovnou je i archivovat (odpadá nutost používat datový trezor). Sofa ale není jen důvěryhodný chytrý archiv, umožňuje s dokumenty pracovat po celou dobu jejich životnosti. A v případě, že uživatel přestane Sofa z jakéhokoli důvodu používat, lze všechny archivované dokumenty exportovat s tím, že po dobu využivání Sofa byly chráněny a archivovány v souladu s evropským nařízením eIDAS.

Kampaň na novou verzi aplikace Sofa přichází souběžně se zavedením nové firemní identity a loga Software602, přičemž Sofa se stává klíčovým produktem firmy. Staví na ní i inovovaný web společnosti. Digitální kampaň pro Software602 naplánovala a realizuje mediální agentura Sparkling & Still a doprovází ji i PR kampaň realizovaná agenturou TAKTIQ Communications.

Měníme způsob, jak lidé pracují s dokumenty

My jsme 602®. Jsme tvůrci legendárního textového editoru T602, první elektronické pošty s archivací zásilek, prvních formulářových dokumentů s elektronickým podpisem ve formátu XML a prvního transakčního jádra v EU, které doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů. Od roku 1991 vyvíjíme software, který lidem šetří čas, peníze a spoustu papíru. Více na https://www.602.cz/o-602.