Pět tipů, jak povýšit home office na Paperless kancelář

Software602 radí, jak si usnadnit práci z domova a fungovat přitom jako v kanceláři. Vzdálený přístup k dokumentům a bezpapírovou komunikaci využijete nejen v karanténě, ale i na cestách nebo jako nový trend práce z domova.

Praha 30. září 2020 – Zhoršující se epidemiologická situace v České republice vede mnohé firmy a instituce k opětovnému zavádění hromadného home office pro své zaměstnance. Práce z domova představuje pro řadu zaměstnavatelů noční můru, protože nemohou kontrolovat efektivitu i pracovní nasazení svých podřízených. Nemálo společností také nemá vyřešeny interní procesy a oběh dokumentů v situacích, kdy se zaměstnanci nemohou pohybovat po kanceláři. Software602 přináší pět zajímavých tipů, jak povýšit home office na práci jakoby ji zaměstnanci vykonávali přímo z kanceláře a to v celém rozsahu.

  1. Vzdálený přístup a oběh firemních dokumentů

Pro bezproblémové fungování firmy nebo úřadu v nouzovém režimu je bezpodmínečně nutné zajistit oběh dokumentů a schvalovací procesy. Tedy vzdálený, ale kontrolovaný a podmíněný přístup k firemním dokumentům z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. „Základem je digitalizace všech dokumentů. Poté se už dá vše řešit online – workflow, podepisování i archivace,“ říká Martin Vondrouš, expert na zavádění nových technologií ve společnosti Software602, která pro tyto případy vyvinula nástroj FormApps určený pro moderní bezpapírovou kancelář.

  1. Vzdálené podepisování, pečetění a razítkování dokumentů

Elektronický podpis a pečetění jsou v dnešní době už nezbytnou součástí výbavy každého úřadu. Pro firmy jsou dobrovolné, ale je to skvělá cesta k Paperless Office. Vzdálené podepisování totiž umožňuje vyřizovat agendu i ve chvíli, kdy je odpovědný manažer v karanténě, na služební cestě nebo na dovolené. Časové razítko zase umožní zafixovat dokument v čase a zajistí identifikaci jeho případné změny. Vyzkoušejte službu SecuSign, která zajistí veškeré služby dle evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

  1. Jednodušší používání datové schránky

Zájem o používání datových schránek během jarní vlny pandemie korovaviru raketově vzrostl zejména u živnostníků a fyzických osob. Důvodem je jak snaha vyhnout se co nejvíce fyzickému kontaktu s lidmi při docházení na úřady či pobočky České pošty, tak i připravenost na podání žádostí o různé podpory podnikatelům. Pro tuto cílovou skupinu je k dispozici aplikace Signer, která usnadňuje přípravu dokumentů v elektronické podobě. 

  1. Chytré formuláře pro řešení interních procesů

Potřebujete jednoduše schvalovat HR procesy, služební cesty, oběh faktur, směrnic a další interní procesy? Aplikace FormApps představuje pokročilý nástroj pro vytváření univerzálně dostupných formulářových rozhraní napříč všemi platformami a zařízeními. Například pro zavádění schvalovacích procesů. „FormApps mění tablety a SmartPhony v plnohodnotné pracovní nástroje pro schvalování, práci s dokumenty, chytrými formuláři a podepisování,“ říká Martin Vondrouš ze společnosti Software602. 

  1. Kontrola, archivace a dlouhodobé uchovávání dokumentů podle eIDAS

Udělejte si ve firmě digitální pořádek – pokud začnete pracovat s digitálními dokumenty, pak musíte vyřešit, i co s nimi budete dělat! Paperless Office znamená nejen digitální oběh a schvalování dokumentů, ale také jejich archivaci a dlouhodobé uchování ověřitelnosti podle evropského nařízení eIDAS. Vše kdykoliv po ruce z vašeho chytrého zařízení, ať už jste kdekoli! Paperless archivace nové generace je řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office. 

Home office už není pouhou alternativou k práci v kanceláři nebo zaměstnaneckou výhodou. Práce z domova se stává realitou a nutností. Zvykli jsme si fungovat přes telefon, Microsoft Teams a jiné videokonferenční aplikace, ale to je jen komunikace. Je třeba zajistit, aby vaši lidé mohli plnohodnotně pracovat s dokumenty, nejenom si je jednoduše přeposílat e-mailem. Usnadněte jim práci a ušetřete sobě i jim čas a peníze. Budoucnost patří Paperless Office.

O společnosti Software602

Software602, a.s. je českou společností, která se od roku 1991 zabývá vývojem software. Původně se specializovala na kancelářský software, stojí za legendárním textovým editorem T602. Později se zaměřila na projekty v oblasti digitalizace státní správy, kde je mimo jiné součástí realizačních týmů na Datové schránky a Czech POINT. Získané znalosti přetavila do Paperless platforem na řešení digitalizace formulářů s workflow, digitalizace dokumentů, podpisů a jejich archivaci s dlouhodobým právním účinkem napříč členskými státy EU. Společnost je evropským kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle Nařízení eIDAS. Číslo 602 v názvu společnosti je odkazem na pořadové číslo základní organizace Svazarmu, která jako první začala šířit textový editor T602. Více na http://www.linkedin.com/company/software602/.