Moderní firmy zpracovávají faktury elektronicky

Zautomatizování procesu zpracování faktur významně zjednodušuje firemní administrativu. Hlavními důvody využití digitalizace dokumentů je jejich snazší a rychlejší dohledatelnost a sdílení, zlepšení produktivity práce a snížení potřeby skladovacích prostor. Pokud firma využívá možnosti elektronického zpracování faktur, dojde k podstatnému zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění celého procesu zpracování faktury. V rámci modulu Přijaté faktury nyní nabízí aplikace eIntranet.net tuto službu všem potenciálním zákazníkům s přístupem k internetu.   (TZ)

Automatické zpracování faktur je jedním z nejdůležitějších firemních procesů, který firmám přináší významné urychlení obchodních transakcí při celkovém snížení nákladů v operativě. Modul Přijaté faktury aplikace eIntranet.net umožňuje kompletní zpracování došlých faktur – zahrnuje celkový proces zpracování faktury – od vstupu dokumentu do společnosti (a to buď přímo jejím zasláním od dodavatele na fakturační e-mail, případně vložením oskenovaného dokumentu), přes jeho schválení, až po finální zpracování v účetním oddělení. Při zpracování faktury jsou pečlivě zaznamenávány jednotlivé kroky, které byly s fakturou provedeny, takže vždy je dohledatelné, kdo s fakturou operoval a jak. Všechny faktury je možné zpracovat a automaticky roztřídit, ať už se požadovaní příjemci nacházejí na jednotlivých pobočkách nebo na vzdálené centrále.

„Standardní cena za zpracování papírové příchozí faktury je minimálně 50 Kč za kus, i více, dle typu organizace. Po přechodu na elektronické zpracování faktur se ale můžeme dostat i na částku nižší než desetina původní ceny,“ vysvětluje Jiří Schindler, jednatel firmy, která se zabývá vývojem a distribucí aplikace eIntranet.net. „Přechodem na elektronickou žádost o fakturaci a vystavením elektronických faktur se celý byrokratický proces zpracování značně zlevní a urychlí. Poštovné, obálkování, skenování, množení kopií, distribuce a jiné oblíbené administrativní činnosti zcela odpadají,“ dodává Schindler.

Další z praktických funkcí modulu Přijaté faktury je automatické hlídání zápisů v insolvenčním rejstříku. Tato funkce zajišťuje sledování insolvence firemních zákazníků, případně dodavatelů. Aplikace automaticky uživatele upozorní a ten stihne včas přihlásit svou pohledávku v zákonné lhůtě. „Jelikož insolvenční soud tuzemským věřitelům výzvu nedoručuje, je zcela ponecháno na věřiteli, aby si sám hlídal zveřejnění svého dlužníka v insolvenčním rejstříku. V takovém případě je funkce automatického hlídání insolvenčního rejstříku neocenitelným pomocníkem, který především šetří čas a peníze,říká Jiří Schindler.

Důležitou funkcí modulu je také kontrola registru nespolehlivého plátce DPH, která umožňuje ověření spolehlivosti plátců, a to na základě registru Ministerstva financí. Označení nespolehlivého plátce DPH získává ten plátce, který závažným způsobem neplní své povinnosti ve vztahu ke správě daně. Aplikace umožňuje zobrazit výsledek prověřování hledaného plátce DPH pomocí zadání jeho IČ, ale zároveň nabízí i možnost hromadné kontroly seznamu zvolených subjektů. Zároveň uživatele aplikace automaticky upozorní, pokud dojde u vybraného subjektu k nějaké změně.

Jedinou podmínkou pro registraci do aplikace eIntranet.net je vlastní identifikační číslo, subjekty bez IČ není možné v aplikaci zaregistrovat. Pro zprovoznění aplikace není třeba nakupovat žádné zvláštní technické vybavení, nutné je pouze připojení k internetu. Všechny moduly, včetně modulu Přijaté faktury, jsou připraveny k okamžitému použití, není tedy třeba počítat s časem navíc pro jejich zavádění ve firmě.

Více info k projektu na: https://www.eintranet.net/