Práce z domu jako nevyhnutelnost v době koronaviru? Příležitost k zamyšlení nad flexibilitou vaší organizace

Mnoho zaměstnanců je momentálně kvůli pandemii odkázaných na práci z domova. Řada firem tak čelí nové zkušenosti. Umožnit zaměstnancům vykonávat svou práci z domova prověří nejen schopnost flexibility firem, ale i to, zda dokážou předvídat a reagovat na náhlé změny efektivně.

Praha 26. března 2020Kvůli koronaviru bylo mnoho společností v posledních dnech nuceno přistoupit na práci z domova. Ta si však postupně získávala popularitu po celém světě ještě předtím, než nastalo toto náročné období. Zatímco v některých evropských státech jako je Nizozemsko je tzv. home office považován za důležitý benefit HR politiky mnoha společností, většina zaměstnanců v České republice se s ním setkává nyní poprvé. I když pro řízení mnoha velkých i malých podniků může vypuknutí pandemie znamenat nemalou ekonomickou ztrátu, nejistotu a strach z budoucnosti, podle nizozemské společnosti Déhora, která se zabývá plánováním pracovních sil a působí i v České republice, představuje také určitou příležitost. Díky současnému stavu mají společnosti i jejich zaměstnanci jedinečnou možnost k zamyšlení nad tím, jak důležitá je schopnost jejich organizace přizpůsobit se novým podmínkám.   

Během aktuální situace, ve které se společnost nalézá, si může mnoho firem prověřit, jak jsou připravené na řešení neplánovaných změn, tedy jak je to s jejich flexibilitou. Když je změna nevyhnutelná, vyplatí se předvídat a aktivně hledat řešení, než pouze reagovat na náhlé a neustále se měnící okolnosti. Neočekávané situace přináší šanci na změnu a lepší přípravu na budoucnost.   

“Možnost práce z domova je pouze aspektem přizpůsobivosti,” říká Linda Veenman, trenérka a konzultantka Akademie Déhora – akreditovaného vzdělávacího institutu společnosti Déhora. Díky rodinnému zázemí a rodičům z rozdílných zemí i kultur má možnost porovnat pracovní zkušenosti z Česka i Nizozemska. “Jsem zvyklá flexibilně pracovat z jakéhokoli místa, ať už z domova, klientské společnosti nebo běžné kanceláře. Proto chápu, že nastavit flexibilitu zaměstnance i zaměstnavatele vyžaduje organizaci, odpovědnost a vzájemnou důvěru. Správnému fungování může pomoci stanovení jasných pravidel a postupů,” dodává Linda Veenman. 

Změny v řízení jsou vždy náročné, ale při mimořádných událostech, jako je koronavirus, je nezbytné si uvědomit, že jako společnost musíte vědět, jak nepodcenit přípravu a být flexibilní. Přestože práce z domova se mnoha Čechům jeví jen jako příležitostný benefit, nejlépe funguje jako součást celkové strategické flexibility firmy. 

“Strategická flexibilita znamená, že organizace je schopna identifikovat výkyvy například ve fluktuacích pracovní zátěže (sezónní, měsíční, týdenní, denní apod.) a umí na tyto změny rychle reagovat. Díky tomu může řídit dostupnost zaměstnanců a podle toho snižovat své náklady,” vysvětluje Linda.  

Kromě pokynů a zásad pro práci z domova je možné flexibilitu zvýšit stanovením počtu dočasných vs. stálých zaměstnanců, prací s účty pracovní doby, využíváním vhodných softwarů a jasnými metodikami plánování zaměstnanců. Tyto nástroje je třeba implementovat profesionálně v rámci procesu optimalizace, jehož prvním krokem je zjištění aktuální situace ve společnosti.

Déhora v reakci na situaci způsobenou koronavirem navrhla pro společnosti fungující ve směnném provozu řešení problémů, s kterými se nyní musí potýkat. Více najdete na https://dehora.cz/udalosti/. 

Rady těm, pro které je práce z domova novým fenoménem

  • Zásadní je správná organizace. Je proto dobré, aby si zaměstnanci plánovali své pracovní dny tak, jak je to pro ně běžné, včetně oblékání a zahájení práce v obvyklém čase. Stejně tak pomáhá dodržování pravidelných přestávek a stanovení pevného času začátku a konce pracovní doby, aby využili svůj den efektivně.
  • Důležité je se zaměstnanci pravidelně komunikovat a informovat je o dění na jednotlivých projektech a úkolech, aby nedocházelo k nedorozuměním a zůstali dostatečně motivováni. Z osobního hlediska je nezanedbatelné zůstat s kolegy v kontaktu a předejít tak případným stavům osamělosti, které mohou dlouhodobou práci z domova provázet.
  • Hovory bývají efektivní, pokud probíhají ve fixních časech. Ráno nebo odpoledne se doporučuje komunikovat záležitosti týkající se denního vývoje a problémy řešit dřív, než nabydou na síle.
  • Součástí efektivity je vhodné pracovní prostředí. Ne každý má prostor pro skutečnou domácí kancelář, ale vytvoření pracovního koutku kdekoli je lepší než pracovat z postele. Pokud je to pohodlné, i kuchyňský stůl splní svůj účel. Pro ty, kteří mají děti – je důležité stanovit hranice, od kdy do kdy nesmí být rodič rušen.
  • Často je přínosné získat odborný pohled na vaši organizaci někoho “zvenčí”. Takový specialista vám pomůže odhalit aktuální stav věcí a poradit strategie pro zlepšení.     

O společnosti Déhora

Mezinárodní poradenská skupina Déhora je největší evropská společnost zabývající se plánováním a řízením pracovních sil ve společnostech se směnným režimem práce. Již od roku 1987 nabízí odborné znalosti organizacím ve všech sektorech ekonomiky a podílí se tak na zvyšování efektivity jejich podnikání. Díky praktickým zkušenostem z prostředí firem i rozsáhlým výzkumům a analýzám, které provádí, dokáže poskytnout klientům komplexní služby z oblasti plánování práce a lidského kapitálu včetně poradenství, školení a zavádění softwarových řešení. V současné době má Déhora pobočky v Nizozemsku, Belgii, Polsku, Spojených arabských emirátech a v České republice a pomáhá stovkám společností po celé Evropě téměř v každém odvětví od výroby a zpracovatelského průmyslu přes zdravotnictví, služby, logistiku až po státní správu. Mezi její významné klienty patří například firmy British American Tobaco, Audi, Nestlé, Siemens, Miele, Electrolux, Coca-Cola, Eindhoven Airport, Amsterdam Airport, Polish Airlines nebo Nizozemská a Belgická policie. 

Více informací o společnosti Déhora se dozvíte na webu www.dehora.cz nebo Facebooku.